Frau mit weißer Bluse schaut auf Smartphone
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Beihilfe-Antrag mit dem Smartphone

Ein kleiner Schritt in Richtung Digitalisierung mit der Beihilfe NRW App

Anfang April wurde die Beihilfe NRW App, eine Anwendung zur Vereinfachung von Beihilfe-Anträgen, veröffentlicht. Seither haben sich über 40.000 Nutzer registriert und es wurden mehr als 20.500 Anträge mit insgesamt etwa 100.000 Belegseiten eingereicht. Wie hilfreich ist die App und erwägen auch andere Länder diesen Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen?
Mit der Beihilfe NRW App können die Anträge elektronisch übermittelt werden.
© Informationen und Technik Nordrhein-Westfalen

Beihilfe NRW App – Das kann Sie!

Die tradierte Antragstellung ist mit Zeitaufwand, Versand- und Wegkosten verbunden. Die Beihilfe NRW App soll diesen Prozess bequemer und einfacher machen.

Um die Beihilfe NRW App zu nutzen, ist eine einmalige Registrierung mit der Beihilfenummer notwendig. Nach der Prüfung, erhält der Nutzer einen Freischalt-Code für das jeweilige Gerät. Innerhalb der App kann ein Antrag mit entsprechenden Formularen angelegt und die dazugehörigen  Belege einfach abfotografiert werden.

Die App enthält außerdem eine Statusübersicht, um doppelte Antragseinreichungen zu vermeiden. Informationen zum Bearbeitungsstand gibt es innerhalb der App nicht.

Aktuell ist die Beihilfe NRW App für Android und iOS erhältlich und wurde bis Anfang Mai mit nur 2,1 von 5 möglichen Sternen bewertet.

Nutzer schreiben die Beihilfe NRW App sei über Tage nicht erreichbar, die Server überlastet, die Ladezeiten zu lang. Außerdem soll es oft  Probleme beim Einreichen der Belege geben. Wie ausgereift ist die Beihilfe NRW App?

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Die Beihilfe NRW App ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Landesverwaltung.

Lutz Lienenkämper (CDU), Minister der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen
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Der Freischalt-Code sowie der Beihilfebescheid werden weiterhin postalisch versendet. Hier besteht ein klarer Medienbruch und auf die Kommunikation mit Papier kann bisher noch nicht verzichtet werden. Die Verbindungsprobleme der App seien auf einen Software-Fehler auf Seiten des Herstellers zurück zu führen und sollen in Kürze behoben werden, so das NRW-Finanzministerium. Die Online-Möglichkeiten sollen erweitert und die Funktionen verbessert werden.

 

Jan Göbel ist der Entwickler der Beihilfe App und hat an der TU München seinen Bachelor in Informatik erworben und diesen durch einen Master in Software Engineering an der Universität Augsburg erweitert. Er war im Jahre 2012 Preisträger des Bundeswettbewerbs für Informatik.
© Jan Göbel

Die alternative Beihilfe App

Sucht man im App Store nach einer Beihilfe App, findet man auch die Applikation von Jan Göbel. Der IT-Entwickler hat bereits 2016 erkannt, dass die schriftliche Antragsstellung zur Beihilfe mehr als umständlich ist: „Mir war sofort klar, dass man das viel effizienter gestalten kann, denn wer will schon seinen Sonntagnachmittag mit Formularen verbringen?“

Göbels Beihilfe App gibt es bereits seit Dezember 2016, ist selbstfinanziert und hat einen ähnlichen Funktionsumfang, wie die Beihilfe NRW App. Der Nutzer kann einzelne Belege mit der App abfotografieren. Beim Absenden des Antrags erzeugt die Anwendung eine PDF, die aus dem abfotografiertem unterschriebenen Vordruck, den Belegen und einer tabellarischen Auflistung der Belege besteht. Diese PDF kann dann per E-Mail an eine beliebige Behörde verschickt werden. Dabei werden die Belege ausschließlich lokal gespeichert. „Wichtig war mir, zu demonstrieren, dass das Konzept einer digitalen Antragstellung funktioniert und zwar zunächst ohne, dass Behörden ihre eigene IT Infrastruktur kostspielig ändern müssen“, so der Entwickler.

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Wichtig war mir, zu demonstrieren, dass das Konzept […] funktioniert, ohne dass Behörden ihre eigene IT Infrastruktur kostspielig ändern müssen.

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Nach der Entwicklung der Beihilfe App von Göbel haben einige Behörden wie der Kommunale Versorgungsverband Baden-Württemberg, die Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe und das Land Nordrhein-Westfalen eigene Applikationen entwickelt.

Die Behörden-Kreationen unterscheiden sich von Göbels App durch ein Cloud-Konzept, welches die Antragstellung und die interne Weiterverarbeitung vereinfacht. Der Schritt des E-Mail-Verkehrs entfällt, die Belege und Anträge werden direkt in der Cloud gespeichert und können dort bearbeitet werden.

Fortschritt 0 – Schriftformerfordernis 1

Bei der App handelt es sich um eine Anwendung, die nicht durch die deutsche Behörde unterstützt wird. So kann es sein, dass eine Beihilfestelle einen Antrag über die App ablehnt. Das Verwaltungsrecht ist hier nicht eindeutig, sodass es den Beihilfestellen obliegt den Antrag in dieser Form anzunehmen oder ob sie sich auf das Schriftformerfordernis berufen. „Nach geltendem öffentlichem Recht können sich Behörden demnach zu Recht weigern.“, so Göbel.

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Nach geltendem öffentlichem Recht können sich Behörden demnach zu Recht weigern.

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Selbst in Nordrhein-Westfalen ist die Beihilfe NRW App nicht in allen Kommunen zulässig: „Es nutzen jedoch nicht alle kommunalen Beihilfestellen zur Beihilfebearbeitung die technische Lösung des Landes, sondern setzen teilweise eigene Lösungen ein bzw. haben die Beihilfebearbeitung an kommunale Versorgungswerke abgegeben.“, so das Ministerium.

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© Jan Göbel

Jedoch akzeptieren auch einige Beihilfestellen die Anträge über Göbels Beihilfe App. Als Beispiel nennt er uns den Kommunalen Versorgungsverband Brandenburg.

„Für mich ist unverständlich, dass die Verordnungsgeber die Beihilfeverordnungen bzgl. des Schriftformerfordernisses nicht ändern“, sagt Göbel. Alternative Lösungen würden so systematisch ausgeschlossen und dem digitalen Fortschritt Steine in den Weg gelegt. Eine schnelle Lösung werde es aufgrund der Verordnungsgebervielfalt nicht geben, da ist sich der junge Entwickler sicher.

Die Beihilfe Bund App

In den meisten Bundesländern ist ein Beihilfe-Antrag schriftlich, eigenhändig unterschrieben und mit einer Antragsgrenze von mindestens 200 Euro zu stellen. Allerdings bieten alle Bundesländer  inzwischen Beihilfeanträge online zum Download an.

Die Behörden wünschen sich, dass Anträge möglichst über das Jahr verteilt eingereicht werden, um eine Überlastung zum Jahreswechsel zu vermeiden. Dabei würde die Beihilfe App helfen. Das Bundesverwaltungsamt (BVA) steuert aktuell die Initialisierung einer Beihilfe Bund App.

Diese befindet sich aktuell in einer internen Pilotphase. Bisher wurden testweise circa 150 Anträge elektronisch an die Beihilfestelle Köln eingereicht und erfolgreich bearbeitet. Die Pilotteilnehmer sind ausschließlich Mitarbeiter des BVA. Auf eine daraus folgende Lösung für alle Bundesländer könne man hoffen: „Grundsätzlich ist es z.B. im Rahmen der Kieler Beschlüsse denkbar und möglich, die App weiteren Behörden des Bundes, der Länder oder Kommunen zur Verfügung zu stellen“, so das Bundesverwaltungsamt.

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