Beschaffungskonferenz; Abschlussdiskussion; Personal; Ludewig
© Simone M. Neumann / Wegweiser Media & Conferences GmbH
SERIE: Rund um die 20. Beschaffungskonferenz 2018

„Sie betreten jetzt 15 Prozent des Bruttoinlandsprodukts“

Stellen in der öffentlichen Vergabe unterbewertet / Strategischer Nutzen des Einkaufs jahrzehntelang nicht bedacht

Die klassische Aufgabe der Vergabestellen der Behörden genügt heute nicht mehr: Soll die Verwaltung innovativ und strategisch „nach vorne“ denken und managen, ist die öffentliche Beschaffung ein effektiver Hebel, der viel zu lange unberührt geblieben ist. Auf der 20. Beschaffungskonferenz in Berlin wurde deutlich, dass es für eine wirklich nachhaltige Herangehensweise vor allem gute Mitarbeiter braucht. Und ein abgestimmteres Vorgehen des Staates.
Prof. Dr. Eßig
Am Mikrofon: Prof. Dr. Michael Eßig lehrt Betriebswirtschaftslehre, insbes. Beschaffung und Supply Management, an der Universität der Bundeswehr in München.
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„Die Beschaffung steht für die komplette externe Wertschöpfung des öffentlichen Sektors“, erklärte Prof. Dr. Michael Eßig. „Das sind ca. 15 Prozent des deutschen BIP – das ist ein Pfund, mit dem wir etwas bewegen können.“

Ein Pfund, mit dem sich etwas bewegen lässt

Der Beschaffungsexperte geht davon aus, dass der öffentliche Sektor damit in manchem Bereich Vorreiter sein kann. Denn die lange in der Szene „verrufenen“ vergabefremden Aspekte könnten auch als Chance begriffen werden: „Wenn wir die strategischen Ziele der Bundesrepublik wie die CO2-Reduktion wirklich ernst nehmen, dann müssen wir als Einkauf dazu einen Beitrag leisten. Wenigstens, wenn man sich selbst als strategischen Bereich verstehen wolle, so Eßig.   

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Wenn wir die strategischen Ziele der Bundesrepublik wie die CO2-Reduktion wirklich ernst nehmen, dann müssen wir als Einkauf dazu einen Beitrag leisten.

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Ohne Strategie: das Silicon Valley gäbe es gar nicht

Dr. Johannes Ludewig schlägt gar vor, dass an die Tür jedes Beschaffers das Schild gehöre „Sie betreten jetzt 15 Prozent des Bruttoinlandsprodukts.“ Es gelte zu überlegen, was mit den schätzungsweise 350 Mrd. Euro des öffentlichen Einkaufswertes zu bewirken sei, wenn man das Geld strategisch einsetze. „Amerika hat das in den siebziger und achtziger Jahren gezeigt", so Ludewig, „Ergebnis ist das Silicon Valley – das gäbe es sonst gar nicht!“ In der Bundesrepublik hätte man in den vergangenen Jahrzehnten ebenso daran arbeiten können. „Einkauf ist eine strategisch herausragende Aufgabe“, unterstrich der Beiratsvorsitzende der Wegweiser Media & Conferences GmbH. Das gelte heute mit Blick auf die Digitalisierung umso mehr.

Dr. Johannes Ludewig; Beschaffungskonferenz
Dr. Johannes Ludewig, Beiratsvorsitzender der Wegweiser Media & Conferences GmbH, legte die strategische Bedeutung von Beschaffung für den Staat dar.
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Es endet meist bei der Entgeltgruppe E9

Die postulierte Bedeutung spiegelt sich jedoch bislang nicht in der Vergütung wider. „Wir haben ein Riesenproblem, unser Berufsbild im Tarifrecht abzubilden – es endet meist mit der Entgeltgruppe E9“, so ein Teilnehmer aus dem Publikum. Dies unterstrich auch die Leiterin des Vergabeamtes der Stadt Regensburg, Waltraud Spangel. Sie schreibe sich seit 13 Jahren die Finger wund, lege Zahlen und Vergleiche vor, um Mitarbeiter ihres Teams besser einzustufen und ihnen Perspektiven zu geben. „Es ist aber in unseren Behörden leider nicht zu vermitteln, dass Vergabe-Arbeit höchst diffizil und schwierig ist!“

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Es ist unseren Behörden leider nicht zu vermitteln, dass Vergabe-Arbeit höchst diffizil und schwierig ist!

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Wie Ingenieure und Architekten dauerhaft halten?

Spangel habe ihren Vorgesetzten gezeigt, dass Haushaltssachbearbeiter, Personalsachbearbeiter und Rechnungsprüfer oft mit A11 oder A12, ihre eigenen Vergabe-Sachbearbeiter aber meist mit A9 oder A10 besoldet werden. „Und wie soll ich Ingenieure und Architekten dauerhaft mit der Entgeltgruppe E10 bei mir halten, wenn es sogar innerhalb unserer eigenen Stadtverwaltung bessere Stellen gibt?“ Die unausweichliche Folge: Nach mühsamer mehrjähriger Einarbeitung verlassen die Kollegen die unterbezahlten Stellen wieder. „Ich habe auf diese Weise in den letzten drei Jahren 13 Mitarbeiter verloren!“, so Spangel.  

Waltraud Spangel; Regensburg; Beschaffung; Vergabe
Waltraud Spangel ist Leiterin des Vergabeamtes der Stadt Regensburg.
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Keine offizielle Bewertung des Tätigkeitsprofils

Auch Prof. Eßig ist davon überzeugt, dass die Vergabe-Stellen höher bewertet werden müssen: „Wir können nicht sagen, wir haben hier eine 'strategische' Aufgabe, aber nur 'operative' Vergütungen." Das sei nicht ausschließlich mit dem mittleren Dienst zu machen. Spangel fordert daher eine offizielle Bewertung des Tätigkeitsprofils, die für den Beruf  „Vergabe-Sachbearbeiter" weiterhin auf sich warten lässt. „Dann hätte man Argumente und könnte besser dafür eintreten.“

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Ich habe in drei Jahren 13 Mitarbeiter verloren.

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Prozesse optimieren, Modernisierung voranbringen

Auch Nicole Samstag, Leiterin des Zentralen Einkaufs und Zentrale Services an der Freien Universität Berlin, kämpft seit sieben Jahren um die Wertschätzung des Einkaufs an ihrer Hochschule. Während man in Regensburg in puncto strategischer Einkauf noch recht am Anfang steht, dreht es sich im wissenschaftlichen Umfeld neben klassischer Vergaben darum, Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung insgesamt voranzubringen.

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Das digitalisiert die Verwaltung und standardisiert die IT.

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Projekteinkäufer als Treiber der Digitalisierung

Die Einkaufschefin geht davon aus, dass künftig neben strategischen Einkäufern immer mehr „Projekteinkäufer“ vorausschauend Themen und Anknüpfungspunkte suchen. „Das fängt bei Maßnahmen an, wie etwa der Optimierung der Druckerstruktur unserer Einrichtungen.“ Ein Projekt, das den Verantwortlichen durchaus über ein, zwei Jahre binden und viele andere Themen nach sich ziehen könne, so Samstag. „Das digitalisiert die Verwaltung und standardisiert die IT, weil die Server zentral betreut werden.“ Es geht vielfach um übergreifende Aufgaben, bei denen Einkäufer durchaus als Treiber der Modernisierung wirken können.

Nicole Samstag
Nicole Samstag ist Leiterin des Referats Zentraler EInkauf und Zentrale Services der Freien Universität Berlin.
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Eigenständig Agenda vorantreiben

Ob Begriffe wie „strategisch“, „innovativ“ oder auch „wettbewerblicher Dialog“ – dafür braucht es aus ihrer Sicht Kollegen, die nicht nur Freude und Engagement mitbringen, sondern sich ebenso ständig wandeln können. „Auch wenn sich die Dinge etwa in den Bereichen IT und Bau durchaus wiederholen, sind Beschaffungsthemen sehr vielseitig – das erfordert immer wieder andere Blickwinkel.“ Dieser Anspruch sei allerdings nicht mit der bisherigen Gehaltsstruktur abzubilden, betont auch Samstag. Denn es ergebe sich im Vergleich zum „klassischen“ Einkäufer noch einmal ein ganz anderes Anforderungsprofil, wenn Themen eigenständig auf die Agenda gesetzt, angetrieben und nachgehalten werden müssen.

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Beschaffungsthemen sind sehr vielseitig – das erfordert immer wieder andere Blickwinkel.

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Es fehlt an einer übergeordneten Strategie

Auf die Agenda gehört das Thema Beschaffung aus Sicht Ludewigs auch im größeren Maßstab. Nach seinen Erfahrungen als Bundesstaatssekretär und Bahn-Chef plädiert er dafür, den Einkauf ähnlich wie in der Privatwirtschaft auf Vorstands- bzw. Leitungsebene abzubilden. Allerdings fehlt es nicht nur in den allermeisten öffentlichen Einrichtungen an einer Strategie, sondern auch im Gesamtzusammenspiel von Behörden und Gebietskörperschaften. Dieser Missstand trete mit fortschreitender Digitalisierung immer offener zutage: "Die Bundesrepublik liegt hier zehn Jahre zurück."

Für Ludewig gehört Beschaffung deshalb nicht nur in einzelnen staatlichen Institutionen höher angesiedelt. Politik und Verwaltung müssten sich die Bedeutung eines abgestimmteren„350 Milliarden-Pfunds“ auch für große staatlich-gesellschaftliche Ziele wie eben der Digitalisierung bewusster machen und diesen Einkaufswert weitaus strategischer einsetzen.

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