Public Leadership Award – Das Team Digitalstrategie der DRV Bund gewinnt den Award in der Kategorie Sozialversicherungen
Zum Team Digitalstrategie und Digitale Transformation der DRV Bund gehören Expert*innen aus den Bereichen Innovation, Prozessoptimierung, Programmierung, Servicedesign, Agilität, aber auch erfahrene Verwaltungsveteranen. Von dieser Vielfalt der Kompetenzfelder profitiert das Team und natürlich die DRV Bund. Das gemeinsame Arbeiten orientiert sich an der Digitalstrategie DRV Bund, die 2020 als Zukunftsvision für 2030 entwickelt wurde. 22 der 29 operativen Digitalziele wurden in einer ersten Etappe bereits erreicht – ein Erfolg, der nicht ungesehen blieb und von der Internationalen Vereinigung für Soziale Sicherheit (IVSS) mit dem Preis für gute Verwaltungspraxis ausgezeichnet wurde.
Ziel des Awards ist es, Fortschrittskultur sichtbar zu machen und zu honorieren.
Digitale Transformation in einer Verwaltung von 25.766 Mitarbeitenden kann funktionieren, wenn...
Damit ein großes Vorhaben gelingen kann, müssen alle Beteiligten die gleiche Motivation teilen – für das Team Digitalstrategie und digitale Transformation der DRV Bund liegt der sogenannte "Purpose" bei einer Verbesserung des Lebens der Bürger*innen. Dazu tragen neue Services und Angebote bei, aber auch ein interner Wandel hin zu einer schnelleren, effizienteren und resilienteren Organisation.
Folgende Punkte waren für den Erfolg von CDO Prof. Dr. Matthias Flügge und seinem Team entscheidend:
- klare Verantwortlichkeiten
- weite Gestaltungsräume
- Vertrauen der Leitung in die Kompetenzen
- um Hierarchiedenken zu überwinden, braucht man Geduld, Beharrlichkeit und den Mut, neue Formen des Zusammenarbeitens zu etablieren
Fortschrittskultur bedeutet für uns, Zuständigkeitsgrenzen zu überwinden und neue Formate der Zusammenarbeit zu schaffen – interdisziplinär, iterativ und gemeinsam mit den Nutzerinnen und Nutzern
Zeitlich ambitionierte, mutige Ziele führen zu sichtbarem Erfolg
Die Digital- und Methodenexpert*innen des Teams haben eine Automatisierungsplattform ausgerollt, mit der die Leistungsabteilungen selbst Prozesse automatisieren können – so werden Zahlungsbestätigungen bei der DRV Bund z. B. inzwischen durch einen Bot automatisch versandt.
Experimentierfreudigkeit und abteilungsübergreifendes Arbeiten bringen schnelle Ergebnisse
Das Team Digitalstrategie und Digitale Transformation hat interaktive Workshops (sogenannte "Transformationslabore") konzipiert, in denen die DRV gemeinsam mit den Bürger*innen lernt, neue Ideen zur Digitalisierung umzusetzen. In einem dieser Transformationslabore ist ein heute etabliertes Format entstanden, das zunächst nur ein Experiment im Rahmen eines operativen Digitalziels war: DRV Digital Check wurde als Radar für digitale Stolperfallen entwickelt und nutzt die Schwarmintelligenz von über zehn beteiligten Organisationseinheiten. Das ermöglicht es dem Digitalteam, sich in Gesetzgebungsverfahren rechtzeitig zu positionieren, eigene Erfahrungen an den Gesetzgeber mitzuteilen und sich proaktiv und strategisch auf kommende Änderungen einzustellen – ein überaus wichtiger Punkt, wenn man die Dauer eines Gesetzgebungsverfahrens bedenkt.
Die steigende Zahl der online gestellten Anträge ist wohl der größte Indikator dafür, dass das Team um Prof. Dr. Flügge mit Fachwissen, aber auch mit Beharrlichkeit, der Liebe zur Veränderung und großem Zukunftsoptimismus bereits viel erreicht hat: Heute machen sechs mal mehr Menschen Ihre Anträge bei der DRV Bund über das Internet als noch vor drei Jahren.
"Es gefällt nicht immer allen, läuft nicht immer glatt, aber damit muss man leben."
Offene Fehlerkultur und vernetztes Arbeiten fördern Innovation
Um in gesetzten Strukturen neue Wege gehen zu können, ist es zunächst wichtig, dass ein agiles Umfeld geschaffen wird, in dem der kreative Prozess nicht vor der Angst vor Fehlern oder falsch gestellten Weichen gehemmt wird. Dem Team Digitalstrategie und digitale Transformation ist das gelungen: Bei der DRV Bund folgen auf Fehler schnell Anpassungen, Verbesserungen und Innovationen. Und wie etabliert man eine offene Fehlerkultur? Zum Beispiel in sogenannten "Fuckup Nights": Bei diesen Zusammentreffen in lockerer Atmosphäre besprechen Kolleg*innen Fehler und leiten Erkenntnisse ab, sodass alle etwas davon haben. Nicht zuletzt profitiert das Team Digitalstrategie und digitale Transformation aber auch vom Austausch mit Fachleuten außerhalb der DRV Bund. Gemeinsam mit den Expert*innen von Tech4Germany, dem Fellowship-Programm des Bundes für nutzerzentrierte Software-Entwicklung, hat das Team ein Konzept zur vereinfachten und strukturierten Einbindung von Usern entwickelt und auf diese Weise die Nutzerzentrierung – ein zentrales Element der Digitalstrategie der DRV Bund – deutlich vorangebracht.
