Jede Kommune ist bestrebt, ihre Aufgaben im Sinne der Bürger*innen bestmöglich zu erfüllen. Als Entscheidungsgrundlage und zentrales Gestaltungselement verstanden sind Daten der Schlüssel hierfür. Sie machen es möglich, Maßnahmen passgenauer auf die Menschen, für die sie gemacht sind, abzustimmen. Daten können auch Silowissen aufbrechen, Erkenntnisse für alle transparent machen und so die Zusammenarbeit der Ressorts verbessern: In dieser Demokratisierung von Daten liegt ein enormes Veränderungspotenzial für Organisationen.
Was macht ein erfolgreiches kommunales Datenprojekt aus?
Datensicherheit und Datensouveränität für die Bürger*innen sind die Basis eines jeden Projekts und wichtig für interne und externe Akzeptanz. Unverzichtbar sind neben klaren Prozessabläufen auch angepasste Erfassungsvorgaben und Verantwortlichkeiten sowie ausreichende Ressourcen. In der Praxis zeigt sich nach unserer Erfahrung, dass es für kommunale Kunden häufig einfacher ist, den Nutzen und das Erkenntnisinteresse vorab zu definieren und dann die dafür benötigten Daten zielgenau zusammenzustellen und aufzubereiten. Wie viele Ressourcen werden für Aufgabe X eingesetzt?
Der Fokus sollte zunächst auf kleine, funktionale Einheiten gelegt werden, die im Alltag schnell einen Mehrwert liefern. »Start small, think big« ist die Devise.
Wie können wir das verbessern? Groß angelegte analytische Konzepte sind sicherlich wichtig, ihre Komplexität kann aber kleine und mittlere Kommunen überfordern. Der Fokus sollte deshalb zunächst auf kleine, funktionale Einheiten gelegt werden, die im Alltag schnell einen Mehrwert liefern. »Start small, think big« ist die Devise. Dabei empfiehlt sich ein iteratives, agiles, sich immer wieder an die aktuelle Situation anpassendes Vorgehen.
Anders als in der Wirtschaft mit ihren eindeutigen Key Performance Indicators, gibt es im Bereich der sozialen Sicherung kaum einheitlich definierte Maßzahlen. Das beginnt schon bei der Frage: Was ist eigentlich ein Fall? Daraus ergibt sich aber die Chance, Kennzahlen in den dezentralen fachlichen Domänen (wie Amt, Abteilung oder Sachgebiet) flexibel so zu erfassen und auszuwerten, wie es die Situation vor Ort verlangt. Sie liefern damit die Basis für eine effiziente und sinnvolle Weiterverarbeitung in höheren Aggregationsebenen (Kreistage, Kämmerer, Stadtrat). Für die Steuerung besonders wichtig sind Daten aus Bereichen, die auf zukünftige Entwicklungen schließen lassen. Sie erlauben es, unterschiedliche Szenarien zu entwickeln und sich als Kommune auf sie vorzubereiten. Nötig für ein erfolgreiches Datenprojekt sind also qualitativ hochwertige, »passende« Daten – und die analytische Fachkompetenz, diese korrekt zu verarbeiten sowie aus ihnen die richtigen Schlüsse zu ziehen.
Die Visualisierung von Daten kann wertvolle Erkenntnisse in anschaulicher Form liefern. In einem Modellprojekt im Ostalbkreis beispielsweise führen wir aktuell die Antworten auf zwei Fragen in einer Karte zusammen: Wo wohnen die Arbeitslosen? Und wo finden die Maßnahmen für sie statt? Auf dieser Basis lassen sich Angebot und Nachfrage künftig besser miteinander verzahnen und Investitionen besser steuern.
Welche Barrieren gibt es?
Der Rahmen für kommunale Datenprojekte ist durch starre Regularien, föderalistische Strukturen und Vergabeauflagen wesentlich enger als in der Industrie, wo man auch »einfach mal machen« kann. Einem iterativen, agilen Vorgehen stehen in der Praxis oft feste Anforderungskataloge entgegen, die dann abgearbeitet werden müssen – auch wenn sich die Anforderungen im Laufe des Prozesses ändern.
Auch die mangelnde Fehlerkultur in deutschen Kommunen steht Datenprojekten zuweilen im Weg. Natürlich existiert die »Gefahr«, dass die Datenanalyse Fehler aufdeckt – doch erst daraus ergibt sich eben die Möglichkeit, es in Zukunft besser zu machen und auf Basis von verlässlichen Daten vom Reagieren zum Agieren zu kommen. Ziel ist es, besser steuern zu können bzw. vorbereitet zu sein für kommende Herausforderungen. Dennoch haben deutsche Kommunen bereits etliche beeindruckende Projekte auf den Weg gebracht, die oben genannte Datenvisualisierung im Ostalbkreis ist ein Beispiel, unsere Business-Intelligence-Einführung im Saalekreis sowie die aktuelle Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Stuttgart ebenso. Solche Projekte zeigen, was möglich ist, wenn die Konstellation stimmt: eine Vision, ressortübergreifende Zusammenarbeit, Ressourcen – und eine Prise Mut.
Zum Abschluss vier Tipps für die kommunale Praxis:
- Bauen Sie Kompetenzen für Datenanalyse und Steuerung im eigenen Haus auf. Lassen Sie sich dabei beraten und unterstützen, aber machen Sie sich nicht dauerhaft abhängig von externen Dienstleistern, ob Unternehmensberatungen oder Technologieanbieter.
- Schauen Sie über den Tellerrand Ihrer Kommune hinaus: Tauschen Sie sich aus mit Kolleg*innen aus anderen Städten und mit Akteur*innen aus Forschung und Technologie. Besuchen Sie dazu Veranstaltungen wie den Zukunftskongress, werden Sie Mitglied der TDWI Community, und nutzen Sie die Angebote der Innovation Mine: Der von uns mitgegründete Verein will die Kooperation von Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft voranbringen.
- Halten Sie die Technik offen, vermeiden Sie »Closed Shops« – und nutzen Sie sie als Mittel zum Zweck. Verfolgen Sie dabei eine klare Strategie und springen Sie nicht auf jeden Hype auf.
- Und vor allem: Erfahren ist besser als zuschauen. Fangen Sie einfach an – und machen Sie dann immer weiter.
Prosoz begleitet seit 35 Jahren mit Software- und Beratungsleistungen Kommunen bei der Digitalisierung. Sicheres Verwaltungshandeln durch intelligente Lösungen.
