Digitalisierungslabore; Kooperation; Zusammenarbeit
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SERIE: Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes

Exkurs: OZG-Digitalisierungslabore

Mit interdisziplinären Teams Verwaltungsdienstleistungen virtualisieren

Im November dieses Jahres hat das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) das OZG-Umsetzungskonzept veröffentlicht, welches 13 Themenfelder sowie eine "Querschnittsentität" für die zu digitalisierenden Leistungen manifestiert. Der Bund plant, den Ländern und Kommunen je Handlungsfeld ein Digitalisierungslabor zur Verfügung zu stellen. Verwaltung der Zukunft nimmt Sie mit auf einen Exkurs in die interdisziplinäre Arbeitsweise der Labore am Beispiel des ELFE-Projekts in Bremen.

Das Online-Zugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund und Länder alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anzubieten und die Plattformen zu einem Portalverbund zu verknüpfen. Der OZG-Umsetzungskatalog wird monatlich aktualisiert und umfasst 575 Leistungen. Etwa ein Viertel der Verwaltungsleistungen  liegt in der Verantwortung des Bundes, alle weiteren müssen  Ländern und Kommunen umsetzen.

In der OZG-Umsetzungsstrategie sind die Verwaltungsleistungen 14 Themenfeldern zugeordnet, deren Realisierung in der Verantwortung ausgewählter Länder bzw. Kommunen liegt. Die Beauftragten sollen einen Arbeitsplan für das gesamte Feld konzipieren, digitale Lösungen erarbeiten und anderen Verwaltungen zur Verfügung stellen. Um die Länder in Ihrer Aufgabe zu unterstützen, will der Bund je Leistungsbereich ein Digitalisierungslabor einrichten.

Digitalisierungslabor – Was ist das?

In Digitalisierungslaboren finden sich interdisziplinäre Teams aus Fachleuten der Verwaltung  mit teilweise fachfremden Experten zusammen, die neue Perspektiven zur Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen konzipieren und  gestalten. Hierbei handelt es sich um Designer, Techniker, Projektmanager,  aber auch um Bürger bzw. Nutzer, die gemeinsam mit Behördenmitarbeitern Lösungen entwickeln. Die Idee: Akteure der Bereiche Technik, Organisation und Recht erarbeiten mit agilen und kreativen Arbeitsmethoden wie Design-Thinking und SCRUM erste Prototypen, die durch Endverbraucher getestet werden. Mithilfe der Erkenntnisse der Nutzertests entwirft das Digitalisierungslabor eine Beta-Version, die in den nächsten Testlauf geht. Der Prozess wird fortgeführt, bis die Leistung „marktfähig“ ist.

Die Methodik bringt eine hohe Nutzerorientierung und Usability der Angebote mit sich. So können die Labore bessere Ergebnisse in der Nutzerakzeptanz erzielen, um Negativ-Beispiele wie die Online-Funktion des Personalausweises, die lediglich fünf Prozent  der Bürgerinnen und Bürger nutzen, zu vermeiden.

Kern der Arbeit in Digitalisierungslabore
Kern der Arbeit in Digitalisierungslaboren sind Interdisziplinarität, Iterativität (Wiederholung) sowie Trial and Error.
© BMI

Das erste Digitalisierungslabor in Bremen: Projekt „ELFE“

Im Rahmen des Projekts „ELFE“ (Einfach Leistungen für Eltern) in Bremen wurde erstmalig ein Digitalisierungslabor für die Umsetzung von Online-Verwaltungsdienstleistungen eingesetzt. Neben der Digitalisierung der Angebote für Eltern von Geburtsurkunde über Eltern- bis hin zu Kindergeld, legt das ELFE-Projekt den Fokus auf Nutzerfreundlichkeit. Sämtliche Verwaltungsprozesse, die Eltern durchlaufen, sollen vereinfacht, teils automatisiert und ohne Behördengang erbracht werden.

„Aus der Vorgehensweise für die Umsetzung des Projekts ELFE ist die Grundidee für die „Digitalisierungslabore“ entstanden, mit deren Hilfe im Rahmen des Digitalisierungsprogramms des IT-Planungsrats das Onlinezugangsgesetz umgesetzt werden sollen“, erklärt Britta Heinrich, Pressesprecherin bei Dataport. Das Unternehmen ist Dienstleister im Projekt ELFE und kooperiert mit der Freien Hansestadt Bremen. „Aus dem Projekt ELFE sind „Blaupausen“ entstanden, u.a. Vorgehen „Nutzerorientierung“, Vorgehen „Prototyping“, die ebenfalls als Grundlage für die weiteren Digitalisierungsprojekte herangezogen werden sollen.“

ELFE-App
Die ELFE-App soll sämtliche Verwaltungsleistungen für Eltern "unter einen Hut bringen".
© Freie Hansestadt Bremen

Arbeitsweise des ELFE-Digitalisierungslabors

Seit April 2017 erarbeiten Dataport und die Bremer Verwaltung im Digitalisierungslabor eine Lösung. Im Frühjahr letzten Jahres startete ein Kernteam aus vier Personen bestehend, aus dem Auftraggeber und einem Stellvertreter (Bremen) und zwei Mitarbeiterin von Dataport (Beratung /Prozessdesign, Projektmanagement) mit einem „Soll-Prozess“. Das Team geht interdisziplinär und schrittweise vor: Je nach Projektstand wird das Kernteam durch eine weitere Person ergänzt. Für eine notwendige Gesetzesänderung wurde beispielsweise eine Juristin hinzugezogen. Die Ergebnisse, die im Rahmen der kurzweiligen Projektetappen entstehen, werden frühzeitig und kontinuierlich getestet – durch Endverbraucher oder einen weiteren Experten.

Neben der Nutzerorientierung soll diese Arbeitsweise auch gewährleisten, die Lebenslagen der Bürger fachstellenübergreifend miteinzubeziehen.

Arbeitsweise des Digitalisierungslabors zum Projekt ELFE
Arbeitsweise des Digitalisierungslabors im Projekt ELFE
© Freie Hansestadt Bremen

Prozess beidseitig und fachstellenübergreifend entwickeln

Ende 2016 trug Bremen erste Überlegungen zur Digitalisierung des Elterngeldantrags an den IT-Planungsrat heran. Das Projekt wurde dann im Digitalisierungsprogramm des Gremiums zur Pilotierung aufgenommen und nahm im März 2017 seinen Anfang. Bereits im Sommer des gleichen Jahres skizzierte das Digitalisierungslabor eine erste „User-Journey“.  „User-Journey“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Eltern zeigen, wie sie die Verwaltungsprozesse bisher durchlaufen, wo es zu Problemen kommt und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Click Dummy ELFE-App
Seit Beginn 2018 ist ein "Click Dummy" der ELFE-App verfügbar.
© Freie Hansestadt Bremen

Um den Prozess beidseitig, aus Sicht der Nutzer und der Verwaltung, abzubilden, haben die Akteure des Digitalisierungslabors eine Stakeholder-Analyse sowie eine Ist-Analyse der Prozesse durchgeführt. Dafür sprachen sie mit verschiedenen Instanzen wie der Elterngeld- und Kindergeldstelle, Standesämtern sowie Krankenhäusern und Fachleuten aus sonstigen beteiligten Behörden im Melde-, Personenstands- oder auch Steuerwesen. In Kombination der Befragungsergebnisse aus Gesprächen mit Eltern haben Dataport und die Hansestadt ein organisationsübergreifendes Konzept für Eltern-Leistungen entwickelt.

Spezifizierung durch Fachexperten und Workshops

In der nachfolgenden Arbeitsphase Mitte bis November 2017 konkretisierte das Labor gemeinsam mit Vertretern betroffener Behörden und Bürgern den ersten Entwurf. In einem Design-Thinking-Workshop wurden die Beteiligten angehalten die Funktionen kritisch zu überprüfen.  Ende 2017 bis Anfang 2018 hielten Experten Fachworkshops zu Fragestellungen rund um das Steuer- oder Sozialrecht. Bis heute werden neue Ansätze und Seminare integriert, um den Prozess kontinuierlich zu optimieren.

ELFE-App soll Ende 2019 online gehen

Seit Beginn dieses Jahres gibt es einen interaktiven Prototypen der ELFE-App, welcher bereits alle relevanten Unterseiten zeigt, jedoch noch nicht über die jeweiligen Funktionen verfügt. Nach einer Präsentation vor dem IT-Planungsrat erfolgte ein länderübergreifender Workshop mit Vertretern aus Bund, Ländern und Kommunen. Seit Juli 2018 befasst sich der Bundesrat mit notwendigen Gesetzesänderungen, um die ELFE-App einsetzen zu können. Einem „Erschließungsantrag“ der Länderkammer wurde stattgegeben und an die Bundesregierung zur Gesetzesänderung übergeben. 

Bis Januar 2019 sollten die Eckdaten für die Gesetzesänderung stehen, vorgesehen ist, dass der Artikel bis April 2019 verabschiedet wird. In der Zwischenzeit arbeitet das Digitalisierungslabor an den notwendigen Vorbereitungen für die Inbetriebnahme der Anwendung. Sollten die rechtlichen Bedingungen stehen, könnte die Applikation Ende 2019 online gehen. Dabei bleibt es aber nicht: In der Zwischenzeit hat in Berlin ein weiteres  Digitalisierungslabor für "Wohngeld" seine Arbeit aufgenommen.

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