Amt Hüttener Berge
© Hans Claus Schnack.

Ein Jahr „Hüttis Digitale Werkstatt“

Teil 1: Was wurde bislang erreicht?

Das Amt Hüttener Berge mit seinen 16 Gemeinden und rd. 15.000 Einwohner*innen liegt im Herzen Schleswig-Holsteins. Es gilt über die Grenzen des Bundeslandes hinaus als digitaler Vorreiter im ländlichen Raum.
Dieser erste Beitrag unserer zweiteiligen Artikelfolge beleuchtet, was in diesem auf mehrere Jahre angelegten, von EU, Bund, Land und Region Digitalisierungsprojekt erreicht worden ist, das 2017 mit der Erarbeitung von „Hüttis Digitaler Agenda“ durch das Beratungshaus HÖHN CONSULTING seinen Anfang genommen hat und mit „Hüttis Digitaler Werkstatt“ 2018 in die planmäßige Umsetzung digitaler Angebote eingetreten ist.

Andreas Betz

Im Februar 2017 hat das Amt Hüttener Berge, im Herzen Schleswig-Holsteins gelegen, im Rahmen des Wettbewerbs „land.digital“ die Arbeiten an einem Förderantrag für ein digitales Mobilitätsportal aufgenommen, der vom Bundesministerium für Landwirtschaft und Ernährung als landesweit einziges Softwareprojekt bewilligt worden ist. In den Diskussionen des Antragsprozesses ergab sich die Frage, wie vermieden werden kann, dass mit dem Mobilitätsportal und perspektivisch weiteren digitalen Angeboten des Amtes Insellösungen entstehen. Mit einer übergreifenden Digitalisierungsstrategie aller einschlägigen Planungen und Aktivitäten des Amtes Hüttener Berge sollte dieser Entwicklung vorgebeugt werden. 

Fortschritt der Verwaltungs-digitalisierung

  • Seit bereits über 10 Jahren ein Dokumenten-managementsystem für den gesamten Schriftverkehr der Verwaltung sowie die Betreuung des Sitzungsdienstes

  • Im April 2019 eRechnung eingeführt

  • Seit 2019 Prüfung der Annahme- und Auszahlungs-anordnungen online sowie zeit- und ortsabhängig möglich

  • Bürgermeister*innen haben speziell gesicherten externen Zugang zum IT-System des Amtes (persönlicher Zugang, Ablagesystem)

  • Tagesordnungen, Vorlagen und Niederschriften des öffentlichen Sitzungsteils online einsehbar

  • Politische Vertreter können sich in Ratsinformations-system einzuloggen und auch alle weiteren, nicht-öffentlichen Sitzungsunterlagen einsehen

  • 52 örtlich verteilte öffentlichen Hotspots des Wlans „Der Echte Norden

Diverse Auskünfte und Anträge online:  

  • Sondernutzungserlaubnis Plakate

  • Aufstellung von Spielgeräten mit Gewinnmöglichkeit

  • Gestattung Gaststättenbetrieb oder Wanderlager

  • Erfassung des Zählerstands der häuslichen  Abwasserzähler

  • An- und Abmeldung von Hunden

So wurde Mitte 2017 das Projekt „Hüttis Digitale Agenda“ initiiert, mit dem sich – befördert durch die Schirmherrschaft des seinerzeitigen Digitalisierungsministers Dr. Robert Habeck – das Amt eine digitale Mehrjahresplanung gegeben hat, um den digitalen Wandel in den 16 amtsangehörigen Gemeinden zielgerichtet und planmäßig zu gestalten.Im Zuge des durch das Beratungsteam der HÖHN CONSULTING GmbH moderierten und koordinierten Agendaprozesses, der im Mai 2018 mit der einstimmigen Zustimmung des Amtsausschusses seinen Abschluss gefunden hat, wurde auch das zwischenzeitlich von weiteren schleswig-holsteinischen Kommunen adaptierte Informations- und Beteiligungskonzept des Amtes Hüttener Berge entwickelt und erprobt.

Auf Grundlage dieses Informations- und Beteiligungskonzeptes ist es seit 2017 gelungen, die verschiedenen lokalen Akteure, von der Verwaltung über die Wirtschaft bis zur Zivilgesellschaft, umfassend in die Digitalisierungsaktivitäten einzubinden – gestuft von Fokus- und Feedbackgruppen zur Unterstützung der Projektarbeit bis hin zu gut besuchten öffentlichen (und öffentlichkeitswirksamen) Bürgerforen zur Vorstellung und Diskussion des jeweils erreichten Entwicklungsstandes.

Mit Vorlage und Beschluss von „Hüttis Digitaler Agenda“ im Mai 2018 steht dem Amt ein priorisierter Maßnahmenkatalog für die Digitalisierung zur Verfügung, der die verschiedenen digitalen Handlungsfelder mit konkreten Zielen operationalisiert, deren stufenweise Umsetzung seitdem unter strikter Berücksichtigung der Landesstandards und „aus einem Guss“ erfolgt.

Die Umsetzung der verschiedenen, in der Digitalen Agenda geplanten Digitalisierungsprojekte liegt seit Ende 2018 in der Verantwortung von „Hüttis Digitaler Werkstatt“, die ihre bislang erzielten Ergebnisse einerseits dem gewählten agilen Vorgehen und der sehr guten Zusammenarbeit der beteiligten Partner verdankt, zum anderen den akquirierten Fördermitteln von EU, Bund, Land und Kreis.

Der nachfolgende Bericht möchte sowohl über das im Rahmen von „Hüttis Digitaler Werkstatt“ seit 2018 Erreichte informieren als auch über die in 2020 geplanten weiteren Umsetzungsprojekte.

Unsere digitalen Handlungsfelder

Nachdem die aus den Ergebnissen der Digitalen Agenda abgeleitete Umsetzungsplanung rund zwanzig Digitalisierungsprojekte in zehn betrachteten Handlungsfeldern vorsieht, musste eine Auswahl der Projekte erfolgen, die in einer ersten Stufe bis Ende 2019 realisiert werden sollten.

Diese Priorisierung war nicht nur angesichts der begrenzten Personalressourcen und Budgetmittel geboten, sondern auch dem Grundsatz geschuldet, das Vorgehen in dem auf mehrere Jahre angelegten Digitalisierungsprojekt erfahrungsbasiert und fortlaufend zu verbessern. Nachfolgend stellen wir die Ziele sowie den Umsetzungsstand der bislang in Hüttis Digitaler Werkstatt implementierten digitalen Angebote vor.

Handlungsfelder der kommunalen Digitalisierung
© HÖHN CONSULTING

BÜRGERPORTAL – Eingangstor der digitalen Kommune

Herzstück des in der Digitalen Werkstatt entstehenden Portfolios digitaler Angebote ist das Bürgerportal, das sich als zentrale Integrationsplattform versteht. Mit dieser Funktion bildet das Bürgerportal gewissermaßen das Fundament aller kommunalen digitalen Angebote, ob es sich um den Online-Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen gemäß OZG oder um Lösungen zur Unterstützung der Daseinsvorsorge handelt.

Mit diesem Integrationsansatz konnte Hüttis Digitale Werkstatt auch die landesweit maßgeblichen Treiber der kommunalen Digitalisierung, MELUND, ITVSH und Dataport, motivieren, unser Projekt aktiv zu unterstützen, um das Bürgerportal zu einer für alle Kommunen des Landes nutzbaren, auf den abgestimmten technologischen Standards beruhenden und zentral betriebenen Plattform für sämtliche kommunalen Online-Angebote zu machen. 

Beispielhafte Variante des Bürgerportals
© HÖHN CONSULTING

Hütti informiert

Im Mittelpunkt dieses EU-geförderten Interreg North Sea Region-Projektes steht die Modernisierung der laufenden ortsbezogenen Informations-verteilung und die digitale Kompetenzvermittlung durch die jeweilige Kommune.

  • Digitale „Informations-stelen“mit allen  Dokumente und Daten, die die jeweilige Kommune ihren Einwohner*innen zur Verfügung stellen möchte

  • Öffentlich zugängliche Terminals mit einer „touchsensitiven“ Oberfläche 

  • Vielfältige Informationen aus dem Amts- bzw. Gemeinde-bereich für Einwohner*innen und Urlauber*innen 

  •  Bislang in vier Gemeinden des Amtes Hüttener Berge installiert und online angebunden

Die „Angebotskacheln“ der „Beispielhafte Variante des Bürgerportals“ dienen  lediglich der Veranschaulichung und hängen vom jeweiligen Online-Angebot der Kommune ab. Für das Amt Hüttener Berge sind die Online-Angebote. Ratsinformationssystem, Zählerstandsmelder, Gewerbeabmeldung (Standard ITVSH-/AFM-Prozess), „Mein Rathaus“ mit fünf digitalen Formularen, Mobilitätsportal und Zuständigkeitsfinder aktiv. Nachdem es auf der Grundlage eines von den Beratern der HÖHN CONSULTING verantworteten Anforderungsmanagements zum Jahresende 2019 weitgehend fertiggestellt worden ist, kann festgestellt werden, dass das Bürgerportal die in der Digitalen Agenda formulierten Zielen uneingeschränkt erfüllt.

Dazu hat zweifellos auch beigetragen, dass die Entwicklung des Bürgerportals von einer Fokusgruppe aus lokalen Akteuren sowie einer landesweiten Feedbackgruppe aktiv begleitet wurde, an der über 20 Kommunen, der SHGT sowie der ITVSH beteiligt waren.

Hütti feiert

„Hütti feiert“ ist ein Online-Buchungstool für kommunale Infrastruktur wie z. B. öffentliche Veranstaltungsräume oder Grillplätze. Bislang erfolgten diese Buchungen in einem zeitaufwändigen manuellen Verfahren auf Gemeindeebene durch das Ehrenamt (etwa Bürgermeister*innen oder Gemeindevertreter*innen) bzw. über die Amtsverwaltung.

bisheriger Prozess:

  •  Persönliche Buchung und Bezahlung bei dem ehrenamtlich Zuständigen bzw. beim Amt

  • Prüfung Verfügbarkeit, berechnete die Entgelte

  • Organisation Vor- und Nachbereitung der Vermietung

In der digitalen Werkstatt wurde dieser Prozess auf mögliche online-basierte Lösungsansätze hin analysiert und ein Webangebot entwickelt.

neuer Prozess:

  • Automatisch generierte Buchungsbestätigung

  • Entrichtung der bei Buchung fälligen Gebühr über elektronische Zahlverfahren 

Das Bürgerportal in der aktuell verfügbaren Ausbaustufe:

  • Kann unterschiedlichste Online-Angebote auf einer bedienerfreundlichen Oberfläche integrieren, so dass die Nutzer*innen alles an einer Stelle finden

  • Jede/r Nutzer*in kann interessante  Angebote aus einem „Angebotskorb“ auswählen und auf ihrer/seiner persönlichen „Pinnwand“ nach Belieben arrangieren

  • Erscheinungsbild (Farbgebung, Logos, verfügbare Online-Angebote) mit sehr geringem Aufwand nach den Vorgaben bzw. Vorstellungen der Kommune  anpassbar

Technologisch ist das Bürgerportal zukunftssicher, da es auf den vom Land beauftragten und von Dataport entwickelten OSI-Komponenten (vgl. die Info-Box „Technologische Eckpunkte der Digitalen Werkstatt“) beruht, die neben einem hohen Sicherheitsstandard für die Nutzung von Online-Angeboten auch sichere Mechanismen für den Nachrichtenaustausch (etwa zwischen Behörden und Bürger*innen) sowie die elektronische Bezahlung von Leistungen bietet, die über das Bürgerportal bezogen werden.

Nicht unerwähnt bleiben soll, dass HÖHN CONSULTING im Zusammenhang der Entwicklung des Bürgerportals einen übergreifenden „Style Guide“ (Gestaltungsrichtlinien für Online-Angebote) erarbeitet hat, der eine möglichst einheitliche Gestaltung und Bedienung aller digitalen Angebote gewährleisten soll, die das Bürgerportal zusammenführt.

Zurzeit wird zwischen Amt Hüttener Berge, MELUND und ITVSH abgestimmt, wann und wie der geplante landesweite Rollout des Bürgerportals erfolgen soll.

Mobilitätsportal

Die Mobilität der Einwohner*innen ländlicher Gebiete ist gegenüber städtischen Ballungsräumen deutlich eingeschränkt. ÖPNV-Verbindungen stehen zumeist nur örtlich und zeitlich begrenzt zur Verfügung. Taxifahrten sind häufig lang und damit teuer und Car-Sharing-Angebote kaum verfügbar. Während in städtischen Räumen auf private KfZ zunehmend verzichtet wird, herrschen auf dem Land weiterhin Familien mit Zweitfahrzeugen vor – eine für die Betroffenen kostspielige und überdies klimaschädliche Option.

Es überrascht daher nicht, dass die Entwicklung eines digitalen Mobilitätsportals, das verschiedene Mobilitätsoptionen an einer Stelle digital integriert, von den lokalen Akteuren des ländlich geprägten Amtes Hüttener Berge übereinstimmend hoch priorisiert wurde.

© HÖHN CONSULTING

Im inzwischen mit den Fördermitteln des Bundes fertiggestellten Mobilitätsportal des Amtes Hüttener Berge werden gemeindeeigene Car-Sharing-Angebote, der amtseigene Bürgerbus (Rufbus), kostenlose private Mitfahrten sowie Mitfahrbänke und ÖPNV-Verbindungen zu einem Gesamtangebot gebündelt.

Als digitales Angebot des Bürgerportals können verschiedene Beförderungsoptionen bedarfsbezogen gesichtet, verglichen, gebucht und – soweit kostenpflichtig – online bezahlt werden. Die erforderlichen Sicherheitsmechanismen bietet das Mobilitätsportal auf der Basis der von Dataport bereitgestellten OSI-Basiskomponenten, die einen missbräuchlichen Zugriff auf die Angebote des Bürgerportals im Rahmen des technisch Möglichen verhindern.

Das Mobilitätsportal ist seit Oktober 2019 online erreichbar und befindet sich seitdem in einem erweiterten Praxistest. Aktuell sind zwei Dörpsmobile (Carsharing im Gemeindeeigentum), eine Bürgerbusroute (Anrufbus), alle schleswig-holsteinischen ÖPNV-Verbindungen, verschiedene Mitfahrbänke im Amtsgebiet und eine Börse zur Vermittlung privater Mitfahrgelegenheiten integriert.

Mobilitätsportal mit Buchungsseite des gemeindlichen Dörpsmobils
© HÖHN CONSULTING

Damit bietet das neue digitale Angebot eine substanzielle Ergänzung der bislang im Amt Hüttener Berge verfügbaren Mobilitätsoptionen. Es leistet damit einen nennenswerten Beitrag zur Verbesserung der regionalen Klimabilanz. Aufgrund dessen konnte sich die neue Lösung den ersten Platz der Energieolympiade 2019 sichern, die unter der Schirmherrschaft von Ministerpräsident Daniel Günther von der gemeinnützigen Gesellschaft für Energie und Klimaschutz Schleswig-Holstein GmbH (EKSH) durchgeführt worden ist.

Bereits jetzt gibt es verschiedene Kommunen, die an einer Nachnutzung des Mobilitätsportals Interesse bekundet haben. Dabei sind auch funktionale Erweiterungen im Gespräch, die den Nutzwert der Lösung weiter steigern werden.

Ein Jahr „Hüttis Digitale Werkstatt“

Teil 2: Was ist aktuell geplant?

Ein Jahr „Hüttis Digitale Werkstatt“

Teil 1: Was wurde bislang erreicht?

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