Home Office

Home Office, Sicherheitslücken und der Kampf gegen Desinformation

Wie arbeiten Verwaltungen in Zeiten der Corona-Krise?

Um die Verbreitung von Covid-19 einzudämmen, sind zahlreiche Arbeitnehmer vom Büro ins Home Office gewechselt. Auch für die Verwaltung bedeutet das, Kundenkontakt einzuschränken und ihren Mitarbeitenden mobiles Arbeit zu ermöglichen. Wie arbeiten die Verwaltungen in Zeiten von Corona? Welche besonderen Herausforderungen zeigen sich für die alltägliche Arbeit in den Ämtern? Verwaltung der Zukunft zeigt, was auf den öffentlichen Sektor zukommt, wie Behörden auf die neuen Umstände reagieren und was in den nächsten Wochen noch zu Problemen führen könnte.

Die Verwaltungen haben den Kundenkontakt weitetsgehend begrenzt. Beispiele sind die Bundesagentur für Arbeit und die Jobcenter: Vermittlungstermine wurden abgesagt, Arbeitslosigkeit und Antragstellung können über Telefon, eServices oder ganz klassisch per Post erfolgen. Die Senatsinnenverwaltung Berlin hat in einer Pressemitteilung dazu aufgerufen, die Beschäftigen der öffentlichen Verwaltungen sofern möglich, ins Home Office zu versetzen. Ämter in ganz Deutschland müssen sich zwangsläufig mit dem Thema Heimarbeit auseinandersetzen.

Herausforderung: Home Office

Das Meinungsforschungsinstituts Civey hat im Auftrag von TÜV Rheinland eine Studie zur Arbeitsqualität im Home Office durchgeführt. Civey hat 2.500 Personen in Deutschland befragt, die im Home Office arbeiten. Nur 60 Prozent gaben an, gut im Home Office arbeiten zu können. Dagegen stehen 17,5 Prozent, die im Home Office eher schlechter arbeiten, 10,3 Prozent gaben sogar an, deutlich schlechter zu arbeiten. In diesem Zusammenhang überrascht auch nicht, dass 62 Prozent der Angestellten, die ihre Arbeit mit ins Home Office nehmen dürfen, lieber im Büro arbeiten.

© Tüv Rheinland

Auf der einen Seite stehen die technischen und räumlichen Voraussetzungen, um überhaupt Zuhause arbeiten zu können. Nicht jeder Mitarbeiter hat ein mobiles Endgerät zur Verfügung. Für viele Bereiche, besonders in der öffentlichen Verwaltung, kommt die Nutzung privater Endgeräte mit Blick auf IT-Sicherheit nicht in Frage. Für „Home Office“ gelten für den Arbeitgeber ähnliche Pflichten wie am Arbeitsplatz, weshalb oft nicht von Home Office, sondern von „mobilem Arbeiten“ die Rede ist.

Nicht jeder Arbeitnehmer hat in der eigenen Wohnung ein Arbeitszimmer oder gar einen Arbeitsplatz. Für einen Tag in der Woche im Home Office mag eine Couch und ein Laptop als Arbeitsplatz ausreichen, jedoch ist dies keine langfristige Lösung. Eine ergonomische und gesunde Arbeitsatmosphäre ist zu leisten. Für Unternehmen und auch Verwaltungen eine Aufgabe, die innerhalb der nächsten Wochen mehr und mehr an Bedeutung gewinnen wird.

Viele Arbeitsnehmer haben nicht die technischen und räumlichen Voraussetzungen, um langfristig im Home Office zu arbeiten.

Von den Räumlichkeiten einmal abgesehen, ist die Ausgestaltung von zwischenmenschlichem Austausch mit mehr Arbeit verbunden. Meetings per Telefonkonferenz oder Videochat sind je nach Internetverbindung oft mit stockenden Bildern und Unterbrechungen verbunden. Oft ist Home Office auch eine Herausforderung mit Blick auf die Arbeitsorganisation. Aufgaben müssen im Selbstmanagement gelöst werden, die Ablenkungen sind oft größer als im Büro, ggf. stehen nicht alle Tools und notwendigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung.

Hinzu kommt, dass Schulen und Kitas geschlossen sind, also in vielen Fällen zur eigentlichen Arbeit die Kinderbetreuung hinzukommt. Die Vorstellung vom „entspannten Arbeiten in Jogginghose“ wird auf Dauer eine physische und psychische Doppelbelastung. Hinzukommend zu einer sowieso bereits außergewöhnlichen Situation, welche für die gesamte Bevölkerung Einschränkungen und eine enorme psychische Last mit sich bringt. Für Führungskräfte bedeutet das, besonderen Beistand für ihre Mitarbeitenden bieten zu müssen: Vermehrte Feedback-Gespräche sowie Hilfe bei der Einrichtung und Ausgestaltung der Heimarbeit. Leadership und Empathie sind gefragt!

Zu wenige mobile Arbeitsplätze in der Verwaltung

Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) haben im Bereich „Service, Verwaltung, Dienstleistungen“ 14 Prozent der Mitarbeitenden Zugang zu einem Home Office. Zum Vergleich: im Bereich Vertrieb und Marketing sind es 21 Prozent. Bei Führungskräften sind die Zugangszahlen in etwa doppelt so hoch.

Eine Befragung oberösterreichischer Gemeindeämter im Jahr 2018 zeigte, dass in 16,8 Prozent der Gemeinden, die sich an der Befragung beteiligt haben, Home Office praktiziert wurde. In den österreichischen Landes- und Bundesbehörden ist die „Telearbeit“ bereits deutlich weiter verbreitet. Mit knapp 17 Prozent sind die kleinen Verwaltungen Oberösterreichs jedoch deutlich besser aufgestellt, als die meisten deutschen Verwaltungen.

Laut Innenverwaltung verfügen aktuell zehn Prozent ihrer Verwaltungsmitarbeiter über ein dienstliches Tablet oder Notebook. In Zahlen: Für circa 120.000 Mitarbeitende in Senatsverwaltungen und Bezirksämtern stehen derzeit 2110 mobile Arbeitsplätze zur Verfügung.

Nur etwa jedem zehnten Verwaltungsmitarbeiter steht ein mobiler Arbeitsplatz zur Verfügung.

Die wichtigsten Verwaltungsbereiche sollen mit mobilen Endgeräten aus dezentralen Lagerbeständen in einzelnen Behörden und dem IT-Dienstleistungszentrum (ITDZ) ausgestattet werden. Der versäumte Aus- und Aufbau von mobilen Strukturen und der Möglichkeit zur Telearbeit in den Verwaltungen wird durch die Corona-Krise deutlich spürbar. Für die Zukunft tut sich hier jedoch eine Chance auf, die Notwendigkeit von Telearbeit zu verdeutlichen und mehr Raum für flexibles Arbeit in den Verwaltungen zu schaffen. Der Zwang zum Home Office könnte die Arbeitskultur im öffentlichen Sektor nachhaltig verändern.

Erhöhte Gefahr in der IT-Sicherheit

Durch die Heimarbeit tun sich außerdem Sicherheitslüken auf. Christian Pegel, Digitalisierungsminister des Landes Mecklenburg-Vorpommern, appelliert besonders in Zeiten von Corona, die Maßnahmen der IT-Sicherheit nicht außer Acht zu lassen. Die Zugriffe durch die Heimarbeit bieten eine breitere Angriffsfläche für Cyber-Attacken und Schadsoftware.

Neben den technischen Voraussetzungen im Home Office, sind Mitarbeitenden auch Verhaltensregel mit an die Hand zu geben. In der Berliner Justizverwaltung sei es erneut zum Einsatz eigener USB-Sticks zur Übertragung von Dokumenten gekommen. Ein ähnliches Verhalten hat mutmaßlich den Zugriff des Schadprogramms Emotet auf das Berliner Kammergericht vor weniger als sechs Monaten begünstigt.

Besonderes Informationsbedürfnis der Bevölkerung

Um Covid-19 einzudämmen, ist die Mithilfe der gesamten Bevölkerung gefragt. Neue Informationen zu Einschränkungen, Verhalten bei dem Verdacht eines Infekts und arbeitsrechtliche Fragestellungen müssen in die Fläche getragen werden. Die öffentliche Hand muss mehr denn je Kommunikationsarbeit leisten. Von kleinere Kommunen und Ämtern hin zum Bundesministerium für Gesundheit und das Bundeskanzleramt. Da die Anlaufstellen vor Ort keine Option, die Büros nicht besetzt oder die Telefonleitungen stark belastet sind, muss die Verwaltung neue Wege finden, um Bürgerinnen und Bürger zu informieren.

Die hessische Landesregierung bietet Bürgerinnen und Bürger seit dem 24. März auch via Messenger (Threema, Telegram) Informationen zu den neusten Corona-Entwicklungen an. Hessen stellt auf der eigenen Website gebündelte und ausführliche Informationen zum Corona-Virus sowie aller Beschlüsse und Verordnungen der Landesregierung zur Verfügung.

 

© Hessisches Ministerium des Innern und für Sport

Zusätzlich informiert das Land seine Bürgerinnen und Bürger mithilfe der Sicherheitsapp hessenWARN über die Ausbreitung des Coronavirus sowie mit Sofortmaßnahmen und Handlungsempfehlungen der hessischen Behörden. Die Applikation wurde im November 2019 veröffentlicht und wurde entwickelt, um die hessische Bevölkerung über aktuelle Gefährdungslagen Auskunft zu geben.

Besondere Aufklärungs- und Öffentlichkeitsarbeit gefordert

Mit dem großen Informationsangebot will das Hessische Innenministerium auch gegen die Verbreitung von Fake News zum Virus vorgehen. Didier Reynders, Kommissar für Justiz und Rechtsstaatlichkeit, forderte in einem Briefe verschiedene Plattformbetreiber dazu auf, falsche Nachrichten und Werbung, die sich an der Corona-Krise bereichern, zu unterbinden. Facebook hat bereits zuvor ein Informationszentrum zum Virus für seine User eingerichtet.

Trotz regelmäßiger Pressekonferenzen aus dem Bundeskanzleramt, Informationskampagnen des Bundesministeriums für Gesundheit und Angeboten der Länder, kommen immer mehr Desinformationen in Umlauf: ein Corona-Selbsttest durch Atemübungen, eine besondere Gefahr durch Ibuprofen, Angebote für vermeintlich hilfreiche Produkte gegen die Krankheit. Die öffentliche Hand muss Informationen prominent platzieren, um in der geballten Nachrichtenlage zu Covid-19 mit den wichtigen und vor allem richtigen Informationen zur Bevölkerung durchzudringen.

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