Prozesse
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SERIE: Neue Technologien in der Verwaltung

Prozessmanagement mithilfe von Prozessplattformen

Mehr Agilität für Verwaltungen

Wenn man in Deutschland in die Büros öffentlicher Verwaltungen schaut, hat sich auf den ersten Blick in den letzten 30 Jahren nicht wirklich viel getan. An den Arbeitsabläufen hat sich vielerorts nur wenig verändert: Was früher mit der Schreibmaschine oder von Hand ausgefüllt wurde, wird nun am PC getippt, ausgedruckt, gestempelt und abgeheftet. Die Anforderungen steigen jedoch ständig. Beinahe im Monatstakt werden neue Regularien verabschiedet und neue Vorschriften eingeführt. In aller Regel werden die Prozesse dann aber nicht neu strukturiert, sondern neue Anforderungen einfach on top händisch umgesetzt. Dadurch steigt jedoch das Arbeitspensum stetig an. Längere Wartezeiten, überlastete Mitarbeiter, Unzufriedenheit und Personalmangel sind die Folge. Aber warum ist das eigentlich so?

Svenja Kreten

Einerseits mag das daran liegen, dass der Mensch Veränderungen zunächst einmal skeptisch gegenüber steht. Zum anderen, dass Veränderungen nicht von jetzt auf gleich da waren, sondern die Anforderungen langsam gestiegen sind. Das macht es wieder rum viel schwerer zu erkennen, wann der Punkt gekommen ist, umzudenken. Aktuell sind wir allerdings an einem Punkt, an dem die meisten Verwaltungen erkannt haben, dass sich etwas ändern müssen. Was aber muss denn anders werden?

Neue Anforderungen erfordern agile Vorgehensweise

Googelt man nach klassischen Schlagwörtern wie „Digitalisierung“ oder „Automatisierung“, wird man beinahe erschlagen von der Anzahl der Ergebnissen. Schaut man sich die gefundenen Tools genauer an, fällt schnell auf, dass diese oft nur einzelne konkrete Probleme lösen. Um die tatsächlichen Bedarfe für die Verwaltungsprozesse zu decken, müssen die Behörden in den meisten Fällen ausschreiben. Bis dahin vergeht Zeit, zusätzliche Ressourcen müssen eingesetzt werden. Bis das entsprechende Tool gekauft und im Einsatz ist, geht einige Zeit ins Land. Unter Umständen so viel Zeit, dass es bis dorthin schon wieder neue Anforderungen und neue Herausforderungen gibt, die das gewählte Tool dann über kurz oder lang nicht mehr abdecken kann. Entscheider müssen wegkommen vom reaktiven Handeln und sich nach Lösungen umschauen, die proaktiv sind und Agilität zulassen.

Bimodale IT-Architektur
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Flexibilität mithilfe von Prozessplattformen

Dazu eignen sich Plattformen zur Prozessautomatisierung. Mit einer solchen Plattform erhält man ein Set an Softwaretechnologien zum Designen, Entwickeln, Bereitstellen, Monitoren und Managen von digitalen Geschäftsprozessen. Damit werden Schlüsselfunktionen aus Integration, Anwendungsentwicklung, API-Management und Geschäftsprozessmanagement vereint. Solche Prozessplattformen sind eine Grundlage, um unterschiedlichste Prozesse aus allen Bereichen automatisieren zu können. Genau wie bei einer Produktionsplattform in der Automobilindustrie, sind hier Anpassungen und Erweiterungen jederzeit und mit geringem Umsetzungsaufwand möglich.

Digitalisierung und Automatisierung von Einkaufsprozessen
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Geschwindigkeit spielt eine entscheidende Rolle, sie ist im Zeitalter der Digitalisierung ein hohes Gut. Ein weiterer Aspekt bei der Entscheidung für eine Plattform ist die Unvorhersehbarkeit zukünftiger Entwicklungen. Viele Behörden und Institutionen können heute nicht wissen, wie in 5 oder 7 Jahren ihre Services oder Geschäftsprozesse aussehen werden. In dieser Situation sind Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit unverzichtbare Fähigkeiten.

Prozesserstellung, Automatisierung und RPA
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Auch unter monetären Gesichtspunkten ist eine Plattform oftmals die effizientere Lösung. Sie vermeidet Fehlinvestitionen für ungenutzte Software doppelten Kosten, durch Tools, die sich in ihren Funktionen überschneiden. Zwingend notwendig für den Erfolg ist allerdings das Verständnis für die eigenen Prozesse und Vorgänge. Die aktive Auseinandersetzung mit den eigenen Prozessen und die flexible Nachjustierung ebnen den Weg in die Prozessautomatisierung. Kritisches Hinterfragen und Analysieren der bisherigen Abläufe hilft Zeitfresser auszumerzen.

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