Open Data Leitfaden
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SERIE: Open Data - Strategien, Projekte, Instrumente

Open Data-Leitfaden für Kommunen

Wie öffentliche Verwaltungen bei der Bereitstellung von Open Data vorgehen sollten

Im Juni 2013 bekannte sich Deutschland als einer von acht Staaten auf internationaler Ebene zur Open-Data-Charta und damit zur Veröffentlichung von Verwaltungsdaten. Open Data ist jedoch nicht für jede Kommune Pflicht - die Bundesländer haben unterschiedliche Regelungen. Wieso Ihre Kommune trotzdem Open Data bereitstellen sollte und was es rund um die Vorbereitung, Veröffentlichung und Verbreitung zu wissen gibt, erfahren Sie im folgenden Leitfaden.

Open Data bergen ein hohes wirtschaftliches Potenzial. Studien schätzen allein für das Land Berlin einen volkswirtschaftlichen Wert von 30 Millionen Euro im Jahr. Für ganz Deutschland wird der Wert von offenen Daten auf etwa 12 Milliarden Euro jährlich geschätzt. Neben der Datenverwendung in der Wirtschaft und dem Innovationspotenzial zeigen sich Open Data auch wirtschaftlich durch die Einsparung von Verwaltungskosten. Die EU-Kommission schätzt, dass sich durch Open Data 1,7 Milliarden Euro einsparen ließen.

Offene Daten tragen außerdem zur Transparenz staatlicher Abläufe sowie dem Vertrauen der Bevölkerung bei. Die Daten Ihrer Kommune bereitzustellen, bringt somit viele Vorteile mit sich.

Transparenz, Partizipation, Kollaboration

Um Open Data erfolgreich zu gestalten, muss vor allem die Zusammenarbeit zwischen öffentlicher Verwaltung, Gesellschaft und Wirtschaft gestärkt werden. Diese Kooperation ist durch drei Säulen geprägt: Transparenz, Partizipation und Kollaboration.

Bürgerbeteiligung im sechsstufigen Politikzyklus
Bürgerbeteiligung im sechsstufigen Politikzyklus
© Lucke, Jörn von (2015): Smart Government.

Die Transparenz ist auf Seiten der Verwaltung als Aufgabe und auf Seiten von Bürgerinnen und Bürgern sowie Wirtschaft als ein Recht zu betrachten. Die Bevölkerung erhält durch offene Verwaltungsdaten umfassende Informationen über das staatliche Handeln, die Wirtschaft kann die Daten in verschiedenen Geschäftsmodellen nutzen. Stellt die Verwaltung die Daten ausreichend transparent bereit, sinken Aufwand und Kosten beim Informationsaustausch und die Effizienz der Behördenleistungen steigt.

Nachhaltigkeitskonzept Open Data
Nachhaltigkeitskonzept Open Data
© KDZ

Bürger und Wirtschaft sollten bestmöglich an den Aufgaben und der Entscheidungsfindung beteiligt werden. Arbeiten  Personengruppen außerhalb der zuständigen Behörden gemeinsam mit der Verwaltung an (Teil-)Projekte wie bspw.  der Umsetzung von offenen Daten, deren Monitoring oder Evaluation, spricht man von einer Kollaboration.

Das Open Government Vorgehensmodell

Basiert auf diesen Grundprinzipien haben  Young Hoon  Kwak und Gwanhoo Lee  im Jahre 2011 das „Open Government Implementation Model“ entwickelt, welches nun durch das KDZ  Zentrum für Verwaltungsforschung in Wien weitergeführt und mit Maßnahmen konkretisiert wurde.

Open Government Vorgehensmodell
Open Government Vorgehensmodell
© KDZ, 2016

 Das 5-Phasen-Modell ist ein Stufenplan, der bei "Null" beginnen oder aber auf bestehenden Kompetenzen aufbauen kann. Ziel ist, einen nachhaltigen, gesellschaftlichen Mehrwert zu schaffen. Die einzelnen Phasen bilden die Grundlage für die jeweils nächste Stufe. Um die Zielebene „Umfassende Mitwirkung" zu erreichen, müssen zuvor alle anderen Phasen durchlaufen werden.

Rahmenbedingungen schaffen

Die „Null-Phase“ des Modells beschreibt den Ausgangszustand. Eine Kommune besitzt bspw. noch gar keine Erfahrung mit Open Data oder hat bereits einige Datensätze veröffentlicht. Es sind noch keine Initiativen oder Projekte in der Planung oder gar Umsetzung. Diese Zeitspanne sollte die Verwaltung nutzen, um Rahmenbedingungen zu schaffen.

Hilfreich ist es, wenn sich die Behörde bereits im Vorfeld mit Change Management auseinandersetzt, da die Bereitstellung der offenen Daten neue Prozesse mit sich bringt. Führungskräfte oder Beauftragte sollten sich über Schulungsmaßnahmen und Fortbildungsprogramme informieren, benötigte Kompetenzen definieren und einen Kulturwandel hin zu mehr Offenheit in der Verwaltung anregen. In diesem Zuge kann es hilfreich sein, Guidelines hinsichtlich des Umgangs mit Open Data oder der damit zusammenhängenden Öffentlichkeitsarbeit zu erstellen.

Das Zentrum für Verwaltungsforschung Wien empfiehlt ein Open Government- Kompetenzzentrum in Form einer „virtuellen Organisationseinheit“ zu schaffen, das im weiteren Prozess als Steuerungsgremium und externe Ansprechstelle arbeitet. Die Kompetenzstelle plant erste Aktionen wie  Befragungen oder Pilotprojekte und ist verantwortlich, politische Gremien über ihre Pläne zu informieren.

Als ausführende Kommune sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Welche Arten von Daten werden  gesammelt?

In welchem Format liegen die Daten vor?

Ist das Format optimal für die weitere Nutzung der Daten?

Wer bearbeitet die Daten und bereitet diese auf?

Wo werden die Daten zur Verfügung gestellt?

Braucht es eigene Strukturen oder können überregionale Portale genutzt werden?

Datentransparenz sicherstellen

Der nächste Schritt ist die Zusammen- und Bereitstellung der Daten.  Die Ziel dieses Schrittes ist, eine möglichst hohe Datenqualität zu erreichen und die Datensätze für alle interessierten Gruppen nachvollziehbar auszugestalten.

Alle Datensätze sollten so vollständig und umfassend wie möglich zur Verfügung gestellt werden. Verwenden Sie Metadaten in Form von Definitionen und weiterführenden Erklärungen, um ein besseres Verständnis Ihrer Verwaltungsdaten zu gewährleisten. An dieser Stelle sind auch interne Strukturdaten zu vermerken wie:

  • Bezeichnung des Datensatzes
  • Produktnummer und Produktbezeichnung
  • Datenliefernde Organisationseinheit
  • Primärquelle der Daten
  • Kontakt des Datenverantwortlichen Person
  • Veröffentlichungsdatum.
Maßnahmenplan zum Sicherstellen der Datentransparenz
Maßnahmenplan zum Sicherstellen der Datentransparenz
© KDZ

Ihre Daten sollten aus erster Hand stammen. Im Sinne der Transparenz sollten Sie den jeweiligen Datensätzen die ursprünglichen Quelldokumente anhängen. Veröffentlichen Sie Daten in zeitlicher Nähe Ihrer Erhebung.  Das verwendete Datenformat sollte am Markt etabliert und maschinenlesbar sein, um die Weiterverarbeitung der Daten zu vereinfachen. Wählen Sie leserliche Schriftarten und einfache und klare Bezeichnungen. Zeigen Sie die aufbereiteten Daten einer unbeteiligten Person. Sind alle Formulierungen klar? Gibt es Unstimmigkeiten? Ein unvoreingenommer Blick kann helfen, Fehler zu erkennen und die Qualität der Daten aufzubessern.

Klassifikation von Informationen für PSI-Umsetzung
Klassifikation von Informationen für PSI-Umsetzung
© reference-e-government-gv.at

Niederschwelliger Zugang für alle

Offene Daten müssen online auffindbar sein. Das umfasst eine Bereitstellung auf der Website der Kommune, einem eigenen oder überregionalen Open Data Portal. In jedem Fall sollte auf der eigenen Website  klar kommuniziert werden, wo die Datensätze zu finden sind. Die Daten müssen verständlich und korrekt benannt werden. Unter anderem tragen auch die Meta-Daten dazu bei, dass Suchmaschinen Ihre Datensätze höher listetn was zur besseren Auffindbarkeit beiträgt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Datenzugang frei von Einschränkungen ist. Es sollten keine Zugangsdaten oder Passwörter nötig sein, um auf Ihre Daten zuzugreifen – ohne Identifizierung oder sonstige Rechtfertigung des Users, ohne Nutzungsbeschränkung.

Ein weiterer Aspekt ist, die Daten dauerhaft bereitzustellen Verändern sich Datensätze oder werden aktualisiert, ist dies durch entsprechende Versionen oder ein Archiv zu kennzeichnen. Offene Daten dürfen für den User nicht in Verbindung mit Kosten stehen.

Datenkatalog zusammenstellen

Um Daten erstmalig zu veröffentlichen, bietet sich ein Datenkatalog an. Identifizieren Sie die wichtigsten Datenbestände, die der Öffentlichkeit den größten Nutzen bringen. Sichten Sie im ersten Schritt die Daten, die Sie bereits in anderen Zusammenhängen veröffentlicht haben. Dann sehen Sie sich Datenbestände anderer Städte  an. Welche Daten könnten auch in Ihrer Kommune nützlich sein? Im nächsten Schritt können Sie explizit auf die Nachfrage von Gesellschaft und Wirtschaft reagieren und geforderte Datensätze berücksichtigen.

Entsprechend der PSI-Richtlinie sollten folgende Datenarten Priorität haben :

  • Geodaten
  • Umweltdaten
  • Verkehrsdaten
  • Statistikdaten
  • Unternehmensdaten

Für Ideen und Wissen Externer öffnen

Die Partizipation von Bürgern und Wirtschaft darf nicht als abgeschlossener Schritt begriffen werden. Bereits in der „Null-Phase“ sind die Stakeholder einzubeziehen und stetig im gesamten Prozess zu berücksichtigen. Es gibt verschiedene Arten von Mediennutzern, welche durch unterschiedliche Maßnahmen zu erreichen sind. Nicht jeder Bürger hat gleichermaßen Interesse, sich an staatlichen Prozesse zu beteiligen.

"Schöpfer" sind initiativ und wollen sich aktiv beteiligen. "Kritiker" partizipieren, jedoch reaktiv. "Sammler "verfolgen aktiv das Geschehen, partizipieren jedoch nicht zwangsläufig.  Ähnliches gilt für "Mitglieder" und "Zuschauer". "Inaktive" werden nicht über Online-Medien zu fassen und müssen am stärksten aktiviert werden, um Beteiligungsmöglichkeiten tatsächlich wahrzunehmen.

Mediennutzungstypen
Mediennutzungstypen und mögliche Angebote, um diese richtig zu erreichen
© Ullrich, 2010

Dementsprechend müssen die Kommunikationswege, das Level der Interaktivität und die Inhaltstiefe variieren, um eine größtmögliche Masse zu erreichen und auszuschließen, dass sich lediglich eine Gruppe (die "Schöpfer") beteiligt.

Die „offene Kollaboration“  beinhaltet vorrangig die Aufgabe, Projektpartner für die Umsetzung von Open Data wie Web-Anwendungen und Applikationen zu gewinnen.

Wege zu wirksamer Partizipation
Wege zu wirksamer Partizipation
© Karbina, 2016

Wie Sie Open Data richtig vermitteln und Kollaborationspartner gewinnen, können Sie im folgenden Artikel nachlesen:

SERIE: Open Data - Strategien, Projekte, Instrumente

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Wichtig ist, dass Sie Wirtschaft und Gesellschaft weiterhin fortlaufend Raum für Ideen und Gestaltung  in Bezug auf Open Data geben. In der finalen Phase des Prozesses sollten Sie Maßnahmen treffen, um Ihre Open Data Politik zu optimieren: Messen Sie Ihre Erfolge, führen Sie Feedback-Schleifen ein, um aus Fehlern zu lernen und dokumentieren Sie alles sorgfältig.

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