Kreis Soest Digitalisierung
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Digitalisierungsprozess beim Kreis Soest

Personalorganisation für eine erfolgreiche Verwaltungsmodernisierung

Vor einem Jahr hat der „Digitalisierungsprozess“ beim Kreis Soest Fahrt aufgenommen. Seitdem ist viel passiert: Der Kreis Soest hat eine digitale Agenda sowie interne Leitplanken zur Digitalisierung formuliert. Die notwendige Rahmen-Dienstvereinbarung zur Gestaltung der digitalen Transformation steht kurz vor dem Abschluss. Eine Organisationsstruktur für alle Digitalisierungsthemen, welche quer zur Hierarchie arbeitet, ist etabliert. Zwei Barcamps, ein World-Café, eine Podiumsdiskussion, eine Mitarbeiterbefragung und neuerdings IT-Sprechstunden dienen dazu, Veränderungsthemen zu diskutieren und zu kommunizieren. Projekte wie FührDiV und AgilKom haben für neuen Input gesorgt. Zu guter Letzt wurde ein Sitzungsraum zur „Ideenküche“ ummöbliert, die zum kreativen Arbeiten einlädt.

Die Herausforderungen der Digitalisierung liegen auf der Hand: Fachkräftemangel, Arbeitgeberattraktivität, Arbeit 4.0, Nutzerorientierung, Schlagworte wie OZG, E-Government, Standardisierung von Verfahren und Prozessen, neue IT-Techniken, Veränderungen in Führung, Kompetenzen und Kultur sind inzwischen allseits bekannt. Jede Organisation muss in dieser Komplexität für sich die Antwort finden auf die Frage: Wie gehen wir es an?

Interne Leitplanken als Handlungsmaxime – „Einfach mal machen, Neues wagen“

"Digitalisierung an sich ist kein Wert, sondern das, was man daraus macht.“, so lautet die Überschrift unserer internen Leitplanken zur Digitalisierung. 

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Digitalisierung an sich ist kein Wert, sondern das, was man daraus macht.

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Wir wollen mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Prozess aktiv gestalten, gemeinsam neue Rahmenbedingungen für „gute Arbeit“ schaffen, dabei transparent und lösungsorientiert handeln. Alle Digitalisierungsprozesse verfolgen dabei die Ziele unserer digitalen Agenda: die Vereinfachung und Verbesserung von Arbeitsabläufen durch optimierte und vernetzte Prozesse, einfache Verwaltungsleistungen, nutzerorientierte Angebote sowie transparente und offene Entscheidungswege. Zusammen mit dem Personalrat wurden auf dieser Basis interne Leitplanken zur Digitalisierung erarbeitet. Sie dienen als Handlungsmaxime und geben allen interessierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich einzubringen. Dabei gilt: Diejenigen, die in interdisziplinären Projektteams arbeiten, sind von den Dezernaten vorrangig für diese Arbeit freizustellen.

D-Gruppen als Motor für alle Digitalisierungsprozesse

Digitalisierungsgruppe D1 (Organisation und Prozesse)

hat die Aufgabe, Prozesse aus Sicht der Nutzerinnen und Nutzer sowie aus gesamtorganisatorischer Sicht zu definieren und zu modellieren. Die Gruppe berücksichtigt sowohl Schnittstellen innerhalb der Kreisverwaltung als auch zu anderen Projekten oder Prozessen und bereitet die Digitalisierungsprojekte für eine technische Umsetzung vor.

Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig. Digitalisierungsprozesse und –projekte finden quer zur Hierarchie und unabhängig von einzelnen Organisationeinheiten statt. Schnell wurde daher klar, dass das Thema Digitalisierung nicht in einzelnen Projektgruppen, mal mit Fragestellungen aus der IT, mal aus dem Bereich Personalentwicklung oder aus der Organisation, nebeneinander zeitlich befristet bearbeitet werden kann. Es braucht eine Organisationsstruktur, welche dauerhaft eingerichtet ist und quer zur Hierarchie legitimiert arbeiten kann.

Die Digitalisierungsgruppe D2 (Technische Umsetzung)

steuert die technische Umsetzung der Projekte, begleitet Software- oder App-Einführungen und bindet externe Partner bei der technischen Implementierung ein.

Die D-Gruppen arbeiten nicht linear „hintereinander“, auch wenn man das aufgrund des Schaubildes so vermuten könnte. Je nach konkretem Projektthema und –umfang arbeiten sie parallel an einem Thema, immer mit einer abgestimmten Zielrichtung. Damit alle Informationen und Aktivitäten in den D-Gruppen „Hand in Hand“ laufen tauschen sich die „Köpfe“ der D-Gruppen in einem wöchentlichen „Jour fixe D-Köpfe“ aus. So ist sichergestellt, dass alle den gleichen Informationsstand haben und Themen sinnvoll vernetzt und priorisiert bearbeitet werden. Die eingesetzten Personalressourcen sollen so zeitökonomisch wie eben möglich arbeiten. Denn alle D-Gruppen-Mitglieder bearbeiten parallel weiter ihre normalen Fachaufgaben in ihren jeweiligen Fachabteilungen.

Digitalisierungsgruppe D3 (Befähigung)

Ihre Aufgabe ist die Erarbeitung von Qualifizierungsbausteinen. Der Digitalisierungsprozess ist ein umfassender Veränderungsprozess, der zu zahlreichen neuen Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere auch an die Führungskräfte, führt. Neue Kompetenzbereiche sind aufzubauen, vorhandene Kompetenzen zu erweitern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für die digitale Arbeit zu qualifizieren.

Digitalisierungsgruppe D4 (Kommunikation)

informiert über Entwicklungen und unterstützt die Kommunikation der Projektteams und D-Gruppen innerhalb der Kreisverwaltung. Sie unterstützt damit auch die kreisverwaltungsinterne Suche nach „Followern“ der Digitalisierung als Ideengeber und Projektmitglieder. Die Gruppe bindet Politik und Öffentlichkeit ein und macht die konkreten Schritte und Veränderungen des digitalen Wandels durch Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bekannt.

Zur Entwicklung und Umsetzung sämtlicher Digitalisierungsideen und -projekte wurden daher sogenannte Digitalisierungs-Gruppen (kurz: D-Gruppen) eingerichtet. Die Digitalisierungsgruppe DX (Innovation und Entwicklung) hat die Aufgabe, Innovationen voranzutreiben, Ideen zu Digitalisierungsprojekten zu bewerten, zu priorisieren und eine Umsetzungsentscheidung herbeizuführen. Darüber hinaus hinterfragen die Mitglieder Verwaltungsprozesse aus der Kundensicht, suchen Kooperationspartner bzw. prüfen die Übernahme bereits vorhandener kommunaler Lösungen („von den Besten lernen“).

Digitale Lotsen als interne Multiplikatoren

Jedes Dezernat wird durch einen Digitalen Lotsen vertreten. Sie sind in Personalunion die Referentinnen und Referenten der Dezernatsleitungen und somit in alle fachlichen Themen des jeweiligen Dezernats sehr gut eingebunden.  Sie sind ferner Mitglied der D-Gruppen und damit kommunikatives Bindeglied zwischen der D-Struktur und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Dezernate. Für einen erfolgreichen Digitalisierungsprozess bedarf es eines gemeinsamen Bildes einer „digitalen Kreisverwaltung“. Die digitalen Lotsen tragen dazu bei, dieses Bild mit zu erarbeiten und damit die Digitalisierung in all ihren Facetten in die gleiche Richtung voranzutreiben.

Digitalisierungsbeirat bereitet strategische Entscheidungen vor

Neu eingerichtet wurde ein Digitalisierungsbeirat. Er wird von der Landrätin geleitet, der Kämmerer ist involviert, ferner die Abteilung IT und Verwaltungsdigitalisierung, der Datenschutzbeauftragte, der IT-Sicherheitsbeauftragte und Vertreter des Personalrates. Im Beirat werden Standards, Strategien und komplexe Themen zum Digitalisierungsprozess vorbesprochen sowie Ziele und Lösungswege diskutiert. Strategische Empfehlungen des Digitalisierungsbeirates gehen zur Beschlussfassung an den Verwaltungsvorstand. So können in kurzer Zeit wesentliche Weichenstellungen kommuniziert und notwendige strategische Umsetzungsschritte entschieden werden.

Barcamps mit allen Führungskräften

Doch wie haben wir unsere Führungskräfte und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in all diese Ideen und Entwicklungen eingebunden? Kommunikation ist das A & O bei allen Veränderungsprozessen. Und so haben wir auch hier neue Formate ausprobiert.

Anstelle einer Abteilungsleiter-Konferenz für die Gesamtverwaltung des Kreises fand ein Barcamps zum Thema "Digitalisierung - neue Herausforderungen für Führungskräfte" statt.
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Statt der üblichen Abteilungsleiter-Konferenzen für die Gesamtverwaltung fand im Format eines Barcamps ein offener Austausch zum Thema "Digitalisierung - neue Herausforderungen für Führungskräfte" statt. Nicht nur ein unterschiedlicher Wissensstand, sondern auch unterschiedliche Kenntnisse über technische Möglichkeiten der Digitalisierung für die Abteilungen wurden deutlich. Es war wichtig zu erfahren, wo die drängendsten Probleme im Hinblick auf Digitalisierung der Abteilungen liegen. Hier wurde deutlich, wo Prioritäten gesetzt werden müssen. Einige Anliegen wurden gleichzeitig bei nahezu allen Abteilungen sichtbar.

"Daher mein Appell: Einfach mal machen!", waren die Worte der Landrätin Eva Irrgang zur Eröffnung des Barcamps. Hier kommen alle zu Wort.
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Eine besondere Forderung der Abteilungsleitungen ist Transparenz, nicht nur für sich, sondern für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auch Fragen zu technischen Möglichkeiten, konkreten Zuständigkeiten und Fragen zu Führung auf Distanz bei mobilem Arbeiten wurden formuliert. Besonders zur Diskussion stand die Rolle als Führungskraft im Digitalisierungsprozess. In dem offenen Veranstaltungsformat war es möglich, dass die Teilnehmenden selbst ihre Themen für Diskussionsrunden beisteuern und einen Austausch auf Augenhöhe führen konnten. Das macht das Format eines offenen Barcamps so wertvoll. Die Teilnehmenden haben Ihre Erfahrungen und Interessen intensiv eingebracht. Wir haben daher ein gutes Bild bekommen, welche Themen besonders wichtig sind und zeitnah bearbeitet werden sollten.

Bei einem Barcamp kommen interdisziplinäre Methoden zum Einsatz - ein offenes Veranstaltungsformat für Ideenaustausch auf Augenhöhe.
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"Lassen Sie uns in einen offenen Austausch kommen und dabei diesen Lernprozess auf neuen Wegen beschreiten. Auch die Mitglieder des Verwaltungsvorstandes lernen. Scheitern gehört dazu, um daraus zu etwas Gutem zu kommen. Daher mein Appell: Einfach mal machen!", waren die Worte der Landrätin Eva Irrgang zur Eröffnung der Veranstaltung.

Inzwischen wurden alle Themen aus dem Barcamp zusammen mit den Abteilungsleitungen geclustert und priorisiert. Das neue Format der „D-Gipfel“ ist etabliert. Dies ist ein regelmäßiger Austausch mit allen Abteilungsleitungen, an dem auch immer wieder die Landrätin teilnimmt. Das zweite Barcamp für Sachgebietsleitungen ermöglichte erneut einen offenen Austausch zum Thema "Digitalisierung - neue Herausforderungen für Führungskräfte". Die Sachgebietsleitungen sahen sowohl Chancen in der Neugestaltung von Prozessen, zum Beispiel durch flexible Arbeit, als auch Risiken, wie zum Beispiel in der Rechtssicherheit. 

Die Themen der Barcamps wurden geclustert und priorisiert. In einem neuen Format, dem "D-Gipfel" - ein Treffen der Abteilungsleiter, werden sie weiter vertieft.
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"Die Kreisverwaltung wird bis 2025 rund ein Drittel und bis 2030 rund die Hälfte an Personal durch Renteneintritt verlieren. Auch das macht deutlich, wie wichtig es ist, neue digitale Lösungen zu finden, um bei steigendem Fachkräftemangel mögliche personelle Lücken durch effizientere Abläufe zu schließen. Es besteht kein Grund für Sorgen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch digitale Veränderungsprozesse ihren Arbeitsplatz verlieren. Ich wünsche mir allerdings die Bereitschaft, sich auf diesen Veränderungsprozess einzulassen und ihn mitzugestalten", machte Landrätin Eva Irrgang zur Eröffnung der Veranstaltung deutlich und forderte ihre Führungskräfte auf, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu beteiligen.

Personalversammlung im neuen Format

Auch die diesjährige Personalversammlung hatte ein innovatives Format. Erstmalig gab es auf Initiative des Personalrates eine Podiumsdiskussion zum Thema „Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung“. Das Podium war fachlich breit besetzt, extern mit Vertretungen der Gewerkschaften ver.di und komba, der Technologieberatungsstelle beim DGB NRW e. V. sowie aus dem Projekt FührDiV, intern mit der Landrätin, der Leitung der Abteilung IT und Verwaltungsdigitalisierung sowie aus der Stabsstelle strategisches Prozessmanagement. Wesentliche Themen waren u.a. neue Herausforderungen für Führungskräfte, Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aktive Prozessgestaltung, Lernerfahrungen aus den bisherigen internen Prozessen und Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden die Haltung der Verwaltungsleitung und die Zielrichtung deutlich. Die Vertretungen der Gewerkschaften bezogen Position zu notwendigen Veränderungen in Tarifverträgen, zu Chancen und Risiken des orts- und zeitflexiblen Arbeitens, zu Änderungen in der Verwaltungskultur.

Die Botschaft war im Kern: Bringen Sie sich ein! Wenn Lösung X nicht geht, machen wir es anders. In kleinen Schritten vorangehen, Erfolge sichtbar machen, aus Erfahrungen lernen, Feedback einholen, anpassen und verändern, nur so kann es gelingen. Die wirtschaftliche Rendite steht erst am Schluss.

Rahmen-Dienstvereinbarung zur Gestaltung des Digitalen Wandels

Auf Initiative des Personalrats wurde eine Rahmen-Dienstvereinbarung zur Gestaltung der digitalen Transformation erarbeitet. Hier sind Grundsätze und Beteiligungsinstrumente zur effizienten und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Dienststelle und Personalrat formuliert, aber auch die Rolle der Führungskräfte, der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Abteilung IT und der Verwaltungsdigitalisierung im Veränderungsprozess. Die Dienstvereinbarung enthält ferner eine „Experimentierklausel“, mit der für definierte Pilotbereiche interne Regelungen befristet außer Kraft gesetzt werden können, um Raum für notwendige Veränderungsprozesse zu schaffen.

Ideenküche nach dem Motto: „Ich probiere aus. Nicht: Ich arbeite ab.“

„Wer Neues schaffen will benötigt das Wissen und die Erfahrungen seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dazu eine Portion Neugier und Freiräume, um abseits der bekannten Wege zu denken“, so die Landrätin Eva Irrgang. Für einen kreativen Arbeitsrahmen wurde ein Besprechungsraum neu gestaltet. Frei nach dem Motto „Bewegung im Raum sorgt für Bewegung im Kopf“ wurde der Raum bewusst mit flexiblen Sitz- und Stehmöglichkeiten ausgestattet. Hier wird mit verschiedenen Medien und Methoden an praxistauglichen Lösungen gearbeitet. In unserer „Ideenküche“ darf und soll außerhalb der etablierten Denkbahnen und Prozesse fachübergreifend gearbeitet werden, das sind die besten Voraussetzungen, damit Neues entsteht.

"Ideenküche" in der Kreisverwaltung Soest
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Vor allem die installierten D-Gruppen sowie Arbeits- und Projektgruppen im Zusammenhang mit Digitalisierungsthemen arbeiten in der Ideenküche. Der Raum steht aber allen Abteilungen zur Verfügung, wann immer sie ein konkretes Problem - mit agilen Methoden - neu bedenken und lösen wollen.

In der Ideenküche findet auch die neue wöchentliche „IT-Sprechstunde“ statt. Hier werden entweder IT-Themen, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konkret in ihrer Arbeit betreffen, gezielt platziert. Alternativ gibt es offene Sprechstunden, wo Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter  ihre Fragen rund um Technik, Standardsoftware, IT-Sicherheit und Datenschutz stellen können. Neben der Entwicklung und der Umsetzung eigener Digitalisierungsprojekte profitiert die Kreisverwaltung Soest auch als Projektpartner zweier großer Projekte für den öffentlichen Dienst.

Projekt „Führung in der digitalisierten öffentlichen Verwaltung“

Beim Projekt FührDiV (Führung in der digitalisierten öffentlichen Verwaltung) geht es um die Identifizierung von Herausforderungen für Führung im digitalen Wandel und um die Entwicklung von Instrumenten, Modellen und Maßnahmen als Beispiele guter Praxis. Das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales geförderte Projekt wendet die Kreisverwaltung Soest auf das Projekt „Einrichtung eines zentralen Einkaufs“ an. Bei der Realisierung dieses Projektes nutzte man u.a. agile Methoden und machte die Erfahrung, dass das Zulassen von mehr Teamverantwortung auch im Kontext einer veränderten Verwaltungskultur möglich ist. Weitere Themen waren die Einbindung von Beschäftigten in den Veränderungsprozess, Förderung der Akzeptanz für neue technische Lösungen und Arbeitsweisen, Identifizierung von Kompetenzen der Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Bewältigung des digitalen Wandels. Das Projekt begann Ende 2017 und läuft noch bis Ende 2019.

Als Fazit kann schon jetzt festgehalten werden, dass es gelungen ist, den Hierarchiegedanken aufzuweichen, sich vom „Top Down“-Verständnis zu lösen, Beschäftigte direkt einzubinden sowie den Anspruch auf Vollständigkeit und Perfektionismus abzulegen.

Ohne den Mut, das Vertrauen und das Überzeugungsvermögen der Verwaltungsleitung, des Verwaltungsvorstands und des Personalrates sowie die vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Beteiligten wäre das nicht möglich gewesen. Die Besonderheit des FührDiV-Projektes als eine prozessbegleitende Unterstützung, bei der die Pilotverwaltung ihre eigene Lösung selbst entwickelt (statt vorgegeben zu bekommen), wird als Treiber dieses erfolgreichen Prozesses gesehen. Wichtig waren die Entwicklung interner Leitplanken als Handlungsmaxime sowie der konstruktive Austausch der Pilotorganisationen untereinander.

Projekt „AgilKom - Experimentierräume in der agilen Verwaltung“

Lösungen und deren Umsetzung sind in Verwaltungen traditionell eher langfristig angesetzt. Kurzfristiges Erproben, Experimentieren und Testen ist bisher ein etabliertes Verfahren in der Wirtschaft. Verwaltungen benötigen „Experimentierräume“, um durch agile Arbeitsformen Innovation zu ermöglichen, aus Misserfolgen zu lernen und eine neue Fehlerkultur zu etablieren.

Daher beteiligt sich der Kreis Soest am Projekt AgilKom (Experimentierräume in der agilen Verwaltung). Das Projekt ist vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert. Projektpartner sind die Stadt Essen, die FOM Hochschule für Oekonomie & Management Essen (wissenschaftliche Leitung) sowie die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (wissenschaftliche Begleitung).

Das Projekt ist im Frühjahr 2019 gestartet und läuft bis zum Herbst 2021. Es verfolgt das Ziel, die in Experimentierräumen theoretisch untersetzten und empirisch erprobten Methoden des Veränderungsmanagements aus anderen Kontexten für die kommunale Verwaltung zu adaptieren und zu erproben. Das Schwerpunktthema in der Kreisverwaltung Soest ist die Neudefinition von Führung sowie Führungskultur. Dies war auch ein ausdrücklicher Wunsch der Führungskräfte, der in den durchgeführten Barcamps geäußert wurde. Weitere Themen sind agiles Arbeiten sowie agile Verwaltungsleistungen (am Beispiel des Projektes „Big Bird Westfalen“, ein smartphonebasiertes Check-In / Be-Out-System).

Neben diesen beiden Projekten arbeitet der Kreis Soest in verschiedenen Digitalisierungsthemen auch stark vernetzt in der Region, vor allem über die „Regionale 2015“ und die „Digitale Modellregion“.

Regionale 2025  & Digitale Modellregion in NRW

Die Kreisverwaltung Soest ist Teil der Region „Südwestfalen“, die zum zweiten Mal den Zuschlag für das Strukturförderprogramm NRW „Regionale“ erhalten hat. Im Rahmen der Regionale 2025 werden Projekte mit der Südwestfalen-DNA – digital, nachhaltig, authentisch – gefördert. Südwestfalen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Chancen der Digitalisierung zu nutzen, um die Herausforderungen einer ländlichen Region anzugehen und nachhaltige Zukunftsgestaltung zu betreiben.

Die Landesregierung NRW hat im Jahr 2018 zudem das Förderprogramm „Digitale Modellregionen in NRW“ gestartet, um die Entwicklung übertragbarer digitaler Lösungen zu beschleunigen. Eine von fünf Leitkommunen ist die Stadt Soest, die zusammen mit dem Kreis Soest sowie den Städten Lippstadt und Iserlohn eine Digitale Modellregion bildet. Insgesamt stehen bis 2021 NRW weit 91 Millionen Euro an Fördermitteln für Digitalisierungsprojekte zur Verfügung. Derzeit gibt es verschiedene Projekte in den Handlungsfeldern E-Government, Bildung, Infrastruktur, Gesundheit sowie Mobilität und Verkehr, die sich jeweils in einem unterschiedlichen Projektstatus befinden.

 

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