Digitale Kommune; Digitale Agenda
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SERIE: Kommunale Digitalstrategien

Kommunale Digitale Agenda

Ein Praxisleitfaden für die Erarbeitung

Die digitale Kommune der Zukunft umfasst viele unterschiedliche Handlungsfelder. Neben einer Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen sind hierbei auch digitale Angebote in den Bereichen Mobilität, Bürgerbeteiligung, Nachbarschafts-hilfe, lokale Wirtschaft, Tourismus, Bildung, Gesundheit, Kultur & Freizeit sowie Umwelt & Energie zu nennen.
Die Verfügbarkeit innovativer digitaler Angebote in diesen Handlungsfeldern bildet einen wichtigen Standortfaktor für jede Kommune, da der digitale Wandel - speziell im ländlichen Raum - wesentlich zu einer Verbesserung der Lebensqualität beitragen kann. Doch so vielversprechend digitale Services auch sind - ihr Erfolg steht und fällt mit der richtigen Vorgehensweise.

Ausgangspunkt und zugleich zentraler Erfolgsfaktor ist dabei eine kommunale Digitale Agenda, die alle Handlungsfelder der Digitalisierung, von der flächendeckenden Versorgung mit leistungsfähigen Internet-Zugängen über Online-Verwal­tungsdienstleistungen bis hin zu innovativen Angeboten für die digital unterstützte Daseinsvorsorge in einer gestuften Mehrjahresplanung berücksichtigt.

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Die Digitale Agenda bietet damit sowohl eine Landkarte der für eine Kommune maßgeblichen Ziele der Digitalisierung als auch den Fahrplan für ihre stufenweise Umsetzung.

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Welche Handlungsfelder umfasst eine Digitale Agenda?

Der digitale Wandel erfasst alle Lebensbereiche unserer Gesellschaft, vom Arbeitsplatz über den privaten Haushalt bis hin zur persönlichen Freizeit. Entsprechend vielgestaltig sind auch die Herausforderungen (und Chancen), die sich aus der Digitalisierung auf kommunaler Ebene ergeben.

Dabei ist es verbreitet, aber nicht empfehlenswert, die verschiedenen Handlungsfelder isoliert zu betrachten. Ergebnis ist eine unüberschaubare Zahl von nicht aufeinander abgestimmten Einzellösungen für unterschiedlichste Einsatzbereiche.

Handlungsfelder der kommunalen Digitalisierung
Handlungsfelder der kommunalen Digitalisierung
© Höhn Consulting GmbH

Hier setzt eine kommunale Digitale Agenda an:

  • Sie versteht sich als ganzheitliche Bestandsaufnahme und Rahmenplanung aller „Digitalisierungsbaustellen“.
  • Dabei sollen digitale Lösungen als verzahnte Module eines übergreifenden digitalen Gesamtangebots der Kommune angelegt werden.
  • Wann immer möglich sind dabei Landesstandards ebenso zu beachten wie Möglichkeiten einer interkommunalen Arbeitsteilung bei der Entwicklung digitaler Angebote.

Warum ist eine Digitale Agenda immer lokalspezifisch?

Es mag verlockend sein, die Digitalisierungsplanung anderer Kommunen zu übernehmen. Aber ist es auch zielführend? Einerseits gibt es zwischen Kommunen große Unterschiede im Hinblick auf die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen des digitalen Wandels:

Lokalspezifik; Digitale Agenda
Eine Digitale Agenda ist immer lokalspezifisch!
© Höhn Consulting GmbH

Andererseits setzt eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie voraus, dass sie eine breite Rückendeckung aller wichtigen lokalen Akteure aus Zivilgesellschaft, Politik und Wirtschaft erhält.

Beziehen Sie Vertreter/innen aller Bevölkerungsgruppen und Interessenlagen aktiv in die Erarbeitung der Digitalen Agenda ein!

 

Diese Rückendeckung kann nur erreicht werden, indem Vertreter/innen aller Bevölkerungsgruppen und Interessenlagen aktiv in die Erarbeitung der Digitalen Agenda eingebunden werden.Die gemeinsame Arbeit an der Digitalisierungsplanung verstärkt vorhandene lokale Netzwerke und befördert die Bildung neuer.

Ein gut moderierter Agendaprozess bringt auf diese Weise eine „Community“ hervor, deren positive Wirkung auch die Umsetzung der Ziele der Digitalen Agenda wesentlich befördern dürfte.

Bausteine der Digitalen Agenda im Überblick

Im Kern besteht die kommunale Digitale Agenda aus einer Bedarfsanalyse der untersuchten Hand­lungsfelder sowie einer Definition und Priorisierung von Zielen und Maßnahmen, auf deren Basis die Entwicklung bedarfsgerechter digitaler Angebote erfolgt.

Bausteine einer Digitalen Agenda
Bausteine einer Digitalen Agenda
© Höhn Consulting GmbH

Vorgelagerte optionale Bausteine bilden einerseits die initiale Standortbestimmung der bereits umgesetzten digitalen Lösungen sowohl im Bereich der Verwaltungsautomatisierung als auch hinsichtlich bereits vorhandener digitaler Angebote im Bereich der Daseinsvorsorge.

Auf der Basis dieses Check Up Digitalisierung kann der Fokus der Digitalen Agenda abgesteckt werden, indem etwa bestimmte Handlungsfelder intensiv, andere möglicherweise nicht weiter betrachtet werden.

Zum anderen bietet ein Leitbild der Digitalisierung den politischen Gremien und Verantwortungsträgern die Möglichkeit, für den Agendaprozess übergeordnete strategische Leitplanken aufzustellen.

Baustein: Check Up

Der Check Up Digitalisierung ist nicht unmittelbar Teil einer kommunalen Digitalen Agenda. Er ist eine Standortbestimmung, die ihrer Erarbeitung vorausgehen kann, um einen ersten Überblick über die Handlungsbedarfe in den verschiedenen Lebensbereichen einer Kommune zu erhalten.

Der Check Up dient der Standortbestimmung, Bedarfserkennung und der Bestandsaufnahme der aktuellen digitalen Situation der Kommune.

Außerdem ist der Check Up hilfreich, um auf Basis seiner Erkenntnisse bestimmte digitale Handlungsfelder im anschließenden Agendaprozess zu fokussieren oder auch (zunächst) von einer Betrachtung auszunehmen.

Nicht zuletzt kann der Check Up genutzt werden, um den politischen Gremien oder der Verwaltungsleitung die aktuelle Situation der Digitalisierung in der Kommune zu verdeutlichen und vor diesem Hintergrund ihre Zustimmung zur Erarbeitung einer Digitalen Agenda einzuwerben.

Im Kern dient der Check Up Digitalisierung zur Bestimmung des aktuellen Digitalisierungsgrads der Kommune, indem …

  • der erreichte Stand der Digitalisierung erhoben und abgeglichen wird …
  • mit den bereits diskutierten oder bekannten Bedarfslagen von Zivilgesellschaft und lokaler Wirtschaft …
  • unter Berücksichtigung der demographischen oder technologischen Entwicklung, politischer Vorgaben, aktueller Trends sowie zu erwartender „Quick Wins“.

Abgeschlossen wird der Check Up mit einer Dokumentation des lokalspezifischen Handlungsbedarfs sowie konkreter Lösungsansätze.

digitales Leitbild
Die Digitalisierung einer Kommune steht für ihre Zukunftsfähigkeit und Innovationsbereitschaft. Es empfiehlt sich für jede Kommune ein digitales Leitbild zu formulieren.
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Baustein: Digitales Leitbild

Digitalisierung hat sich in den letzten Jahren von einem Fachthema zu einem Schwerpunkt der politischen Diskussion auf allen Ebenen entwickelt.

Sie wird nicht selten als Gradmesser für die Zukunftsfähigkeit und Innovationsbereitschaft der Politik gewertet und von dieser umgekehrt als zentrales Politikfeld postuliert.

Daher empfiehlt es sich, den politisch Verantwortlichen in der Kommune die Formulierung eines Digitalen Leitbilds nahezulegen, das für die Digitale Agenda sowie die späteren Umsetzung (oder Ausweitung) digitaler Angebote in der Kommune strategische Leitplanken aufstellt.

 

Im Digitalen Leitbild einer Kommune finden sich typischerweise Aussagen zu:

  • den Chancen und der Bedeutung der Digitalisierung als Standortfaktor (z. B. ihren Beitrag zur Kompensation infrastruktureller Nachteile bei Mobilität und medizinischer Versorgung),
  • den politischen Vorgaben für die Gestaltung des digitalen Wandels (z. B. zur Bedeutung einer umfassenden Bürgerbeteiligung oder des Beitrags der Digitalisierung zur gesellschaftlichen Teilhabe) oder
  • den zentralen Handlungsfeldern der Kommune vor dem Hintergrund spezifischer Rahmenbedingungen (z. B. der räumlichen Nähe zu einer größeren Stadt oder einer weit unterdurchschnittlichen Bevölkerungsdichte)

Ein medial begleitetes Digitales Leitbild ist überdies ein öffentlichkeitswirksamer Startpunkt für die Erarbeitung einer kommunalen Digitalen Agenda.

Baustein: Bedarfsanalyse

Eine belastbare Bedarfsanalyse ist wichtiger Bestandteil einer kommunalen Digitalen Agenda und Grundlage jeder Maßnahmenplanung. Es ist daher unabdingbar, jeden der zu untersuchenden (potenziellen) Einsatzbereiche digitaler Angebote in der Kommune zu detailliert zu analysieren, bevor man geeignete Ziele und Maßnahmen zur Gestaltung digitaler Angebote definiert.

Eine Bedarfsanalyse ist Grundlage jeder Maßnahmenplanung und somit ein wichtiger Bestandteil der Digitalen Agenda.

Leitfragen dieser Bedarfsanalyse sind u. a.:

  • Welche digitalen Angebote bestehen bereits und wie haben sie sich bewährt?
  • Falls ihre Nutzung hinter den Erwartungen zurückbleibt: Was sind die Gründe?
  • Welche etablierten konventionellen Angebote eignen sich für eine digitale Unterstützung?
  • In welchen kommunalen Handlungsfeldern ist der Bedarf an digitalen Angeboten besonders groß?
  • In welchen Bereichen sind die Rahmenbedingungen für rasche digitale Erfolge günstig?
  • Wo bestehen bereits konkrete Anknüpfungspunkte für (weitergehende) Digitalisierungsmaßnahmen?

Die Erarbeitung der Bedarfsanalyse sollte keinesfalls „unter Ausschluss der Öffentlichkeit“ erfolgen.

Vielmehr ist die frühzeitige und umfassende Einbindung erfahrener Praktiker/innen und wichtiger Multiplikatoren aus Wirtschaft und Zivilgesellschaft von entscheidender Bedeutung sowohl für die Qualität als auch die breite Akzeptanz der Analyseergebnisse.

Baustein: Maßnahmendefiniton

Auszug aus der Digitalen Agenda des Amtes Hüttener Berge

8.Handlungsfeld Nachbarschaft 

8.1 Ausgangslage

8.2 Hüttis NACHBAR HILFT NACHBAR 

8.3 Hüttis DIGITALE DORFCHRONIK 

8.4  Hüttis DIGITALE KÜCHE

 

Kernelement jeder Digitalen Agenda ist die Definition von Zielen und Maßnahmen für einen planmäßigen digitalen Wandel.

Im Unterschied zu den strategischen Vorgaben eines Digitalen Leitbilds sind die im Rahmen des Agendaprozesses zu definierenden Digitalisierungsziele konkrete, aber projektübergreifende Eckpunkte für die Konzeption und Entwicklung digitaler Angebote in den betrachteten Handlungsfeldern.

 

Zu den Digitalisierungszielen der Agenda zählen dabei etwa Aussagen zu den gemeinsamen Leitlinien aller digitalen Angebote hinsichtlich einheitlicher Standards für den Datenschutz, die Bedienerführung oder den späteren operativen Betrieb.

Die Maßnahmen zur Entwicklung digitaler Angebote werden den einzelnen Handlungsfeldern zugeordnet. Jedes digitale Angebot wird hinsichtlich seiner spezifischen Zielstellung sowie der aus Sicht der beteiligten Praktiker/innen und Multiplikatoren erforderlichen Funktionalität skizziert.

Diese erste „Lösungsidee“ greift dabei der detaillierten Anforderungsdefiniton im Rahmen der späteren Digitalen Werkstatt nicht vor, unterstützt jedoch die Priorisierung des jeweiligen Angebots im Rahmen der Umsetzungsplanung.

SERIE: Kommunale Digitalstrategien

Digitale Agenda Amt Hüttener Berge

Ländliche Kommune erarbeitet die erste digitale Agenda Schleswig-Holsteins

Vorgehen zur Beteiligung der lokalen Akteure im Überblick

Die häufig unbefriedigende Akzeptanz digitaler Angebote liegt selten an technologischen Nutzungshürden und zumeist auch nicht an fehlendem Bedarf. Viel entscheidender ist, dass IT-Lösungen häufig ohne Beteiligung der jeweiligen Zielgruppe konzipiert und umgesetzt werden.

Einer kommunalen Digitale Agenda als Masterplan des digitalen Wandels darf dieser Fehler nicht unterlaufen. Daher lautet die eindeutige Empfehlung, im Agendaprozess für eine Beteiligung der lokalen Akteure in der Breite aller Handlungsfelder Sorge zu tragen.

Beteiligung
Wichtig für die Akzeptanz der digitalen Maßnahmen ist die Partizipation der Nutzungsgruppen am Digitalisierungsprozess.
© Höhn Consulting GmbH

Eine bewährte Praxis ist es dabei, Themenpaten als Treiber zu gewinnen und die Entwicklung von Lösungsideen wesentlich auf handlungsfeldspezifische Fokus- und Feedbackgruppen abzustützen. Bürgerforen ergänzen den Beteiligungsprozess, indem die (Zwischen-) Ergebnisse noch einmal auf den öffentlichen Prüfstand gestellt und durch Presseberichterstattung eine zusätzliche Verbreitung erfahren.

Fokusgruppen: Kernteams für Bedarfsanalye und Konzeption

Unter fachlicher Federführung eines Themenpaten, der im jeweiligen Handlungsfeld als erfahrene/r Praktiker/in anerkannt ist (z. B. ein/e Vereinsvorsitzende/r im Handlungsfeld Kultur und Freizeit) finden sich mehrere themenaffine lokale Akteure zu einer Fokusgruppe zusammen.

Die Aufgaben einer Fokusgruppe sind v. a.:

  • Analyse und Bewertung der IST-Situation ihres Handlungsfeldes (z. B. Mobilität)
  • Einschätzung der lokalen Bedarfslage und Identifikation konkreter Handlungserfordernisse
  • Entwicklung von Lösungsideen für bedarfsbezogene digitale Angebote
  • Abstimmung einer Umsetzungsreihenfolge gemäß spezifischem Aufwand-Nutzen-Verhältnis
  • Bewertung und Berücksichtigung der Rückmeldungen der Feedbackgruppe
  • Propagieren der Ziele der Digitalen Agenda in den persönlichen Netzwerken der Fokusgruppenmitglieder

Bereits in der Bedarfsanalyse und Konzeption der digitalen Agenda sollten Fokusgruppen eingesetzt werden.

Je nach Konstellation empfiehlt es sich, für die Vor- und Nachbereitung der Treffen der Fokusgruppen sowie für deren effiziente Durchführung eine/n (externe/n) Moderator/in einzubinden.

Dies ist insbesondere von Vorteil, wenn die übrigen Beteiligten ehrenamtlich Engagierte sind, die über keine Kapazität verfügen, um die (einheitliche) Dokumentation der Ergebnisse im Rahmen der Digitalen Agenda zu übernehmen.

Feedbackgruppen „härten“ die Ergebnisse der Fokusgruppen

Fokusgruppen
Fokusgruppen sollten aus vier bis sieben Mitgliedern bestehen. Ihre Arbeit wird durch Feedbackgruppen weiter konkretisiert.
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Einer Fokusgruppe sollten in der Regel nicht mehr als vier bis sieben Akteure angehören. Dies ist erfahrungsgemäß eine ideale Gruppengröße für konzeptionelle Arbeit. Hinzu kommt der ganz praktische Aspekt, dass das zeitliche Engagement einer aktiven Mitwirkung in einer Fokusgruppe nicht jedem thematisch profilierten lokalen Akteur möglich ist.

Dieser Situation kann durch die Bildung von Feedbackgruppen Rechnung getragen werden, die die Arbeit der Fokusgruppen unterstützen bzw. ergänzen:

  • Feedbackgruppen erhalten alle Ergebnisse der Fokusgruppen zur Sichtung. Die Mitglieder der Feedbackgruppen weisen dabei auf ergänzende Aspekte hin oder stellen vereinzelt auch Aussagen der Fokusgruppe in Frage.
  • Da die Feedbackgruppen ihre Hinweise in der Regel ohne persönliche Treffen per E-Mail abstimmen und an die Themenpaten weitergeben, können sie deutlich größer sein als die Fokusgruppe, deren Arbeit sie begleiten.
  • Die Mitglieder der Feedbackgruppen identifizieren sich mit dem Agendaprozess und werben in ihrem lokalen Umfeld für dessen Unterstützung, kein unwillkommener Nebeneffekt.

Insgesamt tragen auch die Feedbackgruppen wesentlich dazu bei, die Ziele und Lösungsansätze der kommunalen Digitalen Agenda in den verschiedenen Handlungsfeldern eng an den tatsächlichen Bedarfslagen in einer Kommune auszurichten. Auch ihre Rolle als Promotoren des digitalen Wandels ist nicht zu unterschätzen.

Bürgerforen: Öffentliche Bühne  des Agendaprozesses

Bürgerforen bieten nicht nur die Möglichkeit, einen großen Kreis Interessierter (und die lokalen Medien) aktiv am Agendaprozess zu beteiligen, sondern stellen auch Öffentlichkeit her für die kommunalen Aktivitäten zur Gestaltung des digitalen Wandels, die in der Digitalen Agenda ihren konzeptionellen Eindruck finden.

Im Verlauf des Agendaprozesses bieten sich Bürgerforen v. a. an, um die Ergebnisse der Bedarfsanalyse sowie die Planung digitaler Angebote in den verschiedenen Handlungsfeldern einer finalen Plausibilisierung zu unterziehen.

Integration Diemelstadt Zukunftswerkstatt
Hier zu sehen: die Zukunftswerkstatt der Stadt Diemelstadt zur Besprechung der Integrationspolitik der Kommune. Ein Bürgerforum ist auch im Rahmen der Digitalisierung empfehlenswert.
© Stadt Diemelstadt

Die Erfahrung zeigt, dass sich Bürgerforen, wenn sie professionell moderiert sind, gut eignen, um die Teilnehmer/innen nicht nur über den Projektstand zu informieren, sondern auch um eigene Ideen und Bewertungen zu bitten.

Ferner ist davon auszugehen, dass die lokalen Medien die Bürgerforen bereitwillig zum Anlass nehmen, um über die Digitalisierungsbestrebungen der Kommune zu berichten.

Eine breite Resonanz der Bürgerforen bei Bürgerinnen und Bürgern sowie der lokalen Presse kommt der Digitalen Agenda nicht nur unmittelbar zugute. Erfolgreiche Bürgerforen bestärken auch die kommunale Politik in der Überzeugung, den digitalen Wandel proaktiv gestalten zu wollen.

Insofern sind Bürgerforen ein in verschiedener Hinsicht überaus probates Mittel, um die Erarbeitung einer kommunalen Digitalen Agenda zu flankieren

Praxistipps für die Erarbeitung einer kommunalen Digitalen Agenda

1.   Eine Digitale Agenda muss aus der Kommune heraus entstehen. Nur so entfaltet sie eine nachhaltige Wirkung.

2.   Machen Sie den Agendaprozess daher zu einer öffentlichen Baustelle und stellen Sie die umfassende Mitwirkung der lokalen Akteure aus Ehrenamt und Wirtschaft sicher.

3.   Beteiligen Sie die politischen Gremien und Verantwortungsträger und gewinnen Sie die lokalen Medien als Promotoren.

4.   Moderator des Agendaprozesses kann nur die kommunale Verwaltung sein. Auch für digitale Angebote, bei denen ihre Dienstleistungen nicht im Fokus sind.

5.   Lassen Sie sich vom Vorgehen anderer Kommunen inspirieren, aber übernehmen Sie nicht deren Planung.

6.   Legen Sie viel Wert auf eine gründliche Bestandsaufnahme. An welche bewährten Struk­­tu­ren und Angebote kann man anknüpfen? Welche Akteure sollten eingebunden werden?

7.   Planen Sie mehrjährig und denken Sie groß, aber setzen Sie sich realistische Etappenziele.

8.   Nichts gibt dem digitalen Wandel mehr Schwung als IT-Lösungen mit hoher Akzeptanz. Priorisieren Sie daher die Projekte mit überzeugendem Aufwand-Nutzen-Verhältnis.

9.   Bereiten Sie bereits während der Erarbeitung der Agenda die Initialisierung konkreter Umsetzungsprojekte vor, damit sie nicht in den Ruf eines „Papiertigers“ kommt.

Ausblick: Digitale Werkstatt

Die Beteiligung möglichst zahlreicher haupt- und ehrenamtlicher Akteure bildet nicht nur einen zentralen Erfolgsfaktor für eine kommunale Digitale Agenda, die als gemeinsames Anliegen möglichst vieler Bürgerinnen und Bürger wahrgenommen wird.

Mehr noch ist eine breite Beteiligung der lokalen Akteure von Bedeutung, wenn die Ziele und Konzepte der Digitalen Agenda in konkrete digitale Angebote überführt werden sollen.

Unzählige digitale Lösungen der Vergangenheit weisen genau hier z. T. erhebliche Defizite auf. Häufig als Projekt von Verwaltungsfachleuten und externen Softwarespezialisten ohne Beteiligung der Zielgruppe eines digitalen Angebots geplant und umgesetzt, kranken diese digitalen Angebote an mangelhafter Akzeptanz.

Eine IT-Lösung sollte auf einer gemeinsamen Baustelle von künftigen Benutzerinnen und Benutzern und Softwareentwicklung entstehen und schrittweise reifen. Nur so entsteht ein bedarfsgerechtes digitales Angebot, mit dem sich die jeweiligen kommunalen Akteure auch identifizieren und an dessen Etablierung sie aktiv mitwirken, weil sie Anteil an seiner Entstehung hatten.

Vor diesem Hintergrund erklärt sich das Konzept der Digitalen Werkstatt: Lösungsarchitekten, Softwareentwicklung und künftige Benutzerinnen und Benutzer so eng und häufig wie möglich zusammenzubringen.

Und zwar beginnend mit dem ersten Tag der Umsetzung.

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