Strategische Beschaffung
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Ein strategischerer Blick auf IT-Beschaffung

Je stärker die öffentliche Verwaltung Informationstechnik einsetzt, desto bedachter sollte sie diese beschaffen

Sämtliche Ebenen des deutschen Staates treiben derzeit mit Hochdruck die Digitalisierung der Verwaltung voran. Die derzeit besonders prominenten Anstrengungen, gemäß Onlinezugangsgesetz für 575 Verwaltungsleistungen digitale Schnittstellen für Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger zu schaffen, sind dabei nur die Spitze des Eisberges. Umso überraschender ist, dass der Art und Weise, wie digitale Lösungen durch die öffentliche Hand beschafft werden, trotz der zunehmenden essenziellen Bedeutung dieser Lösungen wenig Aufmerksamkeit zukommt.
Es gilt, IT-Lösungen strategischer zu beschaffen, und zwar nachhaltig, ganzheitlich und umsichtig.
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Die öffentlichen Vergabestellen achten bei Einkaufsverfahren allen voran auf zwei Dinge: Die Rechtskonformität des Vergabeverfahrens, um Klagen durch unterlegene Bieter und Tadel durch die Rechnungshöfe zu vermeiden, und die Wirtschaftlichkeit des Angebots. Letzteres bedeutet meist, dass das Angebot mit dem niedrigsten Preis den Zuschlag erhält, das die Vergabekriterien erfüllt. Die Vielzahl der sogenannten Sekundärziele der Beschaffung, die sich aus Gesetzen, Regierungsstrategien und allgemeinen politischen Zielsetzungen ableiten, erhalten vergleichsweise wenig Aufmerksamkeit. Recht etabliert sind wirtschaftspolitische Ziele wie Mittelstands-, Innovations- und Beschäftigungsförderung. In den letzten Jahren konnte das Thema „Nachhaltige Beschaffung“ erfolgreich ökologische und Arbeitsstandards in Vergaberichtlinien etablieren.

Kosten und Barrieren, welche durch den Wechsel eines Produkts oder einer Dienstleistung enstehen, können einen "Lock-In-Effekt" hervorrufen.
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IT-Beschaffungsentscheidungen wirken langfristig

Zuletzt ist jedoch zunehmend deutlich geworden, dass Beschaffungsentscheidungen für IT langfristige Auswirkungen auf die strategischen Interessen und Handlungsoptionen des Staates haben können. Ist eine IT-Lösung erst einmal angeschafft, über zahlreiche Schnittstellen in die bestehende IT-Landschaft integriert, mit Spezialfunktionen ausgestattet und die Mitarbeitenden dazu geschult und an die Benutzeroberfläche gewöhnt, ist die Hürde hoch, das Produkt zu wechseln. Auch proprietäre Schnittstellen und Dateiformate, über die Verwaltungsdaten im Extremfall in spezifischen Softwarelösungen eingesperrt sind, können dazu beitragen. Dieser Lock-In-Effekt schränkt die Handlungsfreiheit des Staates ein, senkt die technische Flexibilität und ermöglicht Preistreiberei, da der Wettbewerb unter den Anbietern weitgehend außer Kraft gesetzt wird.

Eine heute getroffene IT-Vergabeentscheidung kann also den Handlungsrahmen für die nächsten Jahrzehnte setzen. Dies hat insbesondere Auswirkungen auf die Sekundärziele der Beschaffung, sowie auf weitere IT-spezifische strategische Ziele, beispielsweise Digitale Souveränität, IT-Sicherheit und Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzern.

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Ganzheitlich wird die Vergabe-entscheidung, wenn sie verschiedene relevante Perspektiven abwägt.

 

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Deshalb gilt es, IT-Lösungen strategischer zu beschaffen, und zwar nachhaltig, ganzheitlich und umsichtig. Die nachhaltige Perspektive nimmt die langfristigen Auswirkungen heutiger Beschaffungsentscheidungen in den Blick. Ganzheitlich wird die Vergabeentscheidung, wenn sie verschiedene relevante Perspektiven abwägt: Von der Rechtskonformität und Wirtschaftlichkeit über die etablierten Sekundärziele bis hin zu behörden- und aufgabenspezifischen Zielen. Umsichtig ist die Beschaffung, wenn Umweltfaktoren wie Marktlage und technische Entwicklung berücksichtigt werden, so dass beispielweise nicht auf im Auslaufen befindliche Technologien gesetzt wird.

Das Kompetenzzentrum Öffentliche IT hat im August ein Whitepaper zum Thema "Strategische Beschaffung in der IT-Konsolidierung" veröffentlicht.
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Empfehlungen für eine strategischere IT-Vergabe

Hierzu bedarf es Organisationsstrukturen, die mit der strategischen Ausrichtung der IT-Beschaffung betraut sind. Die Vergabestellen können dies als Serviceeinheiten meist nicht leisten, stattdessen ist diese Aufgabe näher an der IT-Steuerung zu verorten, die auch den nötigen Überblick mitbringt. Das Vergaberecht stellt ein variantenreiches Instrumentarium zur Verfügung, dass kreativ und zielgenau genutzt werden kann, um möglichst viele strategische Ziele eines Beschaffungsvorhabens in Einklang zu bringen.

Ein naheliegender Effekt einer solchen strategischen IT-Beschaffung ist das Vermeiden von Lock-In-Effekten. Dies kann erreicht werden, indem konsequent auf offene Standards für Schnittstellen und Datenformate, modulare Softwarearchitekturen, die bewusste Pflege von Softwarehersteller-Ökosystemen und Freie Software gesetzt wird. So eine Anbietervielfalt auch in Nischenmärkten zu erhalten, steigert durch die Auswahloptionen nicht nur die Handlungsfreiheit der öffentlichen Hand, sondern fördert gleichzeitig Wettbewerb und Wirtschaft.

Aus der multiperspektivischen Bewertung zeigt beispielweise Freie Software, die bisher meist abgetan wurde, viele strategische Vorteile und ist einer näheren Betrachtung würdig. Detaillierte Ausführungen zu einer solchen strategischen IT-Beschaffung sowie Anwendungsbeispiele finden Sie im kostenlosen Whitepaper "Strategische Beschaffung in der IT-Konsolidierung" des Kompetenzzentrums Öffentliche IT.

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