Personalplanung

Handlungsfähigkeit in der Krise gewährleisten

Effektive Personalplanung in Kommunalverwaltungen

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat in Kooperation mit dem Start-up Polyteia Anfang April einen Werkstattbericht zum Thema „Personaleinsatz im Krisenfall effektiv steuern“ veröffentlicht. Besonders in Krisenzeiten sind Kommunen gefordert die Daseinvorsorge weiterhin zu gewährleisten. Das Papier gibt Landkreisen, Städten und Gemeinden Handlungsempfehlungen für Datenstrukturen und Personalplanung an die Hand, um in Zeiten von Corona, aber auch für zukünftige Krisen, gewappnet zu sein.

Von Kommune zu Kommune werden Prozesse, Fachverfahren und Daten unterschiedlich strukturiert: Es fehlt ein Rahmen für Verwaltungsdaten. Der Werkstattbericht gibt Kommunalverwaltungen einen Standard für Datenfelder vor, um die Bestände so zu strukturieren und aufzubauen, dass sie in Krisenzeiten schnell ausgewertet und für Entscheidungsprozesse herangezogen werden können. Des Weiteren ist eine Verknüpfung zwischen Personaldatensätzen und Leistungen zu schaffen, um einen Überblick über die Handlungsfähigkeit der Behörde zu ermöglichen.

Verwaltungsleistungen priorisieren und Leistungsfähigkeit sichern

Die KGSt hat einen Prozesskatalog für Verwaltungsleistungen erarbeitet und entsprechende Prioritäten hinterlegt. Welche Leistungen sind in der Krise unverzichtbar? Welche können vorerst zurückgestellt werden?

Wichtige Datenfelder:

  • Berufsgruppe,

  • Geburtsdatum (Alter),

  • Wochenstunden,

  • Fehlzeiten (von/bis),

  • Vertragsbeginn und -ende

  • Stelle

Werden die Personaldaten mit den Leistungsprioritäten verbunden und nach entsprechenden Standards gepflegt, lässt sich schnell einsehen, ob wesentliche Prozesse ausreichend besetzt sind. So können die Daten funktional eingesetzt und für die weitere Einsatzplanung herangezogen werden. In Zeiten von Corona kann nach diesem Modell nach Krankenständen, Altersstrukturen, Abwesenheitszeiträumen oder unbesetzten Stelle gefiltert werden. Das ermöglicht eine schnelle Einsicht des Anteils an Mitarbeitenden aus Covid-19-Risikogruppen oder einer drohenden Unterbesetzung wichtiger Leistungen.

Datenbasierte Entscheidungen durch Personal-Tools

Faruk Tuncer ist CEO des Start-ups „Polyteia“. Sein Unternehmen ist Experte in der Aufbereitung und Visualisierung kommunaler Daten. Polyteia bietet modulare Lösungen für die Ansicht und Auswertung von Verwaltungsdaten an, die in die bestehende IT-Landschaft integriert werden, u.a. ein Personalmodul.

Mit Daten smarter steuern und planen

Städte, Kreise und Gemeinden besitzen große Datenbestände / Intelligent vernetzt entfalten sie ihr volles Potenzial

Unter anderem nutzen die Städte Goslar und Oranienburg dies bereits. „In der Krise ist keine Zeit, Daten händisch auszuwerten“, erklärt der Gründer. Daher sei eine Standardisierung der Datenstrukturen so wichtig. Tools, wie die von Polyteia, könne man innerhalb weniger Tage oder Wochen aufsetzen, wenn die Daten gut gepflegt sind. Bisher war das Personalmodul des Unternehmens auf „Friedenszeiten“ ausgelegt. Führungskräfte und Personaler können sich in Form von Statistiken und Graphen einen Überblick über die Besetzung der Abteilungen verschaffen: In Zeiten des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels eine nützliche Übersicht für die langfristige Personalplanung.

Für die Einsatzplanung in der Krise hält das Modul eine „Krisenansicht“ bereit – mit täglichen Updates und Reports – und insofern eine Verknüpfung mit den Verwaltungsleistungen hergestellt wird – auch mit einen Blick auf die prioritären Abteilungen und der Besetzung.

  • Mit wenigen Klicks wird erkenntlich: Habe ich genug Vollzeitäquivalente?
  • Wer gehört zur Risikogruppe?
  • Welche Leistungen sind gefährdet?
© Polyteia GmbH

Nicht nur mit Blick auf die aktuelle Situation, auch für den weiteren Verlauf der Pandemie, beispielsweise regionalen Ballungen von Infektionen, aber auch zukünftigen Krisenszenarien können so datenbasiert schnelle Entscheidungen getroffen werden, um die Handlungsfähigkeit der Verwaltungen zu garantieren.

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