Handbuch

Handbuch: Krisenresilienz in Verwaltungen

Was brauchen wir, damit die (kommunalen) Verwaltungen langfristig für Krisen ausgestattet sind?

Vielerorts fehlt den Verwaltungen die digitale Infrastruktur, um im Home Office handlungsfähig zu sein. Die aktuelle Situation bringt außerdem neue Bedürfnisse mit sich. Bisher hat die Verwaltung noch keine geeigneten Werkzeuge, um schnell zu reagieren um bspw. Bürgerinnen und Bürger in der Isolation zu erreichen oder schnell und einfach Finanzzuschüsse auszuzahlen. Code for Germany hat im Anschluss an den #WirvsVirus Hackathon ein Handbuch für Verwaltungen mit Handlungsempfehlungen für mehr Resilienz in Krisenzeiten veröffentlicht. Mit offenen Systemen, eigenen und zivilgesellschaftlichen Kompetenzen und transparenten Prozessen sollen Kommunen für zukünftige Krisen besser aufgestellt sein.
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„Eine Krise ist ein Wendepunkt einer gefährlichen Entwicklung, die die dringliche Notwendigkeit erfordert unter Zeitdruck wichtige Funktionen der Verwaltungen aufrecht zu erhalten, zu erweitern oder anzupassen.“

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Anpassungsfähigkeit unter stetiger Veränderung, Flexibilität und eine schnelle Reaktionsfähigkeit für eine nur bedingt beeinfllussbare Situation – rund um Fähigkeiten, die in einer Krise benötigt werden und die eine resiliente Organisation ausmachen. Doch wie kann die öffentliche Verwaltung resilienter werden?

Mehr Resilienz durch offene Software

Digitale Lösungen mithilfe offener Software könnten in zukünftigen Krisen den Unterschied machen. Mit Open Source-Produkten können Verwaltungen unabhängig von Anbietern unter Einbeziehung der Bevölkerung schnelle Lösungen entwickeln. Für Anwendungen und IT-Lösungen großer Software-Unternehmen fallen in den Verwaltung neben den Programmierarbeiten auch hohe Kosten für externe Beratung an. Ist einmal eine Software beschafft, ist die Kommune oft an den Anbieter gebunden und kann ,ohne weitere Leistungen zu beanspruchen, selbst keine Veränderungen vornehmen. Um solche Lock-In-Effekte zu vermeiden sollten Verwaltungen bereits bei der Beschaffung bedenken: Wie flexibel bin ich mit der vorliegenden Software-Lösung?

Ein strategischerer Blick auf IT-Beschaffung

Je stärker die öffentliche Verwaltung Informationstechnik einsetzt, desto bedachter sollte sie diese beschaffen

Anbieter-Lösungen können je nach Vertragslage auch eine Gefahr für die Datensouveränität der Kommune darstellen. Die Nachnutzung der eigenen Daten sollte daher in jedem Fall sichergestellt werden.

Offene Software bringt Kommunen nicht nur Unabhängigkeit und Flexibilität, sondern auch die Möglichkeit mit der Zivilgesellschaft, der Tech-Community oder anderen Kreisen, Städten und Gemeinden zu kooperieren. Offene Software macht Verwaltungsprozesse transparent. Sie kommt aus der Gesellschaft und ist für das Gemeinwohl geschaffen wurden und denkt daher viele wichtige Standards wie bspw. Barrierefreiheit bereits mit.

Lehren aus der Krise ziehen

Alle Mängel, die sich in der Krise zeigen, sollten analysiert und dokumentiert werden.

  • Welche Dienstleistungen kann Ihre Behörde nicht mehr erbringen?

  • In welchen Prozessen kommt es zu Medienbrüchen?

  • Welche internen Prozesse funktionieren, welche nicht?

Die akute Situation muss genutzt werden, um die Arbeitsorganisation und die Verwaltungskultur zu hinterfragen. Für viele Verwaltungen bringt das mobile Arbeiten eine eingeschränkte Handlungsfähigkeit mit sich. Die volle Leistungserbringung ist örtlich gebunden. Prozesse hängen an Papierakten und Standrechnern. Wie wurde in der Krise kommuniziert? Brauch es neue Kommunikationswege? Haben die Mitarbeitenden Zugang zu allen Mitteln, die sie zum Arbeiten benötigen – Registern, Intranet, Tools? Gibt es Prozesse, die automatisiert werden können?

Aus der Analyse müssen Learnings und Maßnahmen folgen, die zukünftige Krisen mitdenken.

Neben dem nachhaltigen Aufbau von Kooperationen mit zivilgesellschaftlichen Initiativen sind auch Kompetenzen innerhalb der Verwaltungen aufzubauen. Im Krisenfall ist die Kommune so schneller reaktionsfähig, da Know-How und Skills nicht erst extern beschafft werden müssen. Auch die Prozesse der Personalplanung selbst, müssen krisensicher gemacht werden.

Nicht nur das Onlinezugangsgesetz drängt, auch die Corona-Krise hat gezeigt: ohne digitale Verwaltungsdienstleistungen kann und wird die Verwaltung ihre Aufgabe nicht vollwertig erfüllen. Mit Blick auf die Fehlschläge, die der Verwaltung widerfahren , sollte auch hinterfragt werden: Gehen wir das eGovernment richtig an?

Corona und e-Government

Offenlegung von Versäumnissen in der deutschen Verwaltung bei den Grundlagen des e-Governments

Für Code for Germany ist klar: eGovernment muss auch Open Government sein. Mehr zum Einsatz offener Software und Praxisbeispiele finden Sie im frei zugänglichen Handbuch.

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